Як оформити трудовий договір 2026: 6 кроків + ДПС

Коротко. Для офіційного оформлення трудового договору 2026 за статтею 24 Кодексу законів про працю України потрібно: (1) зібрати документи від працівника, (2) підготувати письмовий трудовий договір з усіма істотними умовами, (3) подати Повідомлення про прийняття на роботу до Державної податкової служби до моменту фактичного допуску, (4) видати наказ про прийом, (5) допустити до роботи з інструктажем з охорони праці. Облік трудової діяльності — у Реєстрі застрахованих осіб ПФУ (e-Трудова, ст. 48 КЗпП).

⚠️ Дисклеймер. Інформація актуальна станом на 09.05.2026. Не замінює індивідуальну юридичну консультацію.

Алгоритм оформлення трудового договору 2026 (6 кроків)

Крок 1. Зібрати документи від працівника

Обов'язково:

Паспорт громадянина України або ID-картка (для іноземців — паспорт + посвідка/дозвіл на працю);
РНОКПП (10 цифр, ідентифікаційний номер платника податків);
Документ про освіту — диплом, атестат, свідоцтво (за вимогою посади);
Військово-обліковий документ для військовозобов'язаних (з 18 років для чоловіків);
Медична довідка — для категорій з обов'язковими медоглядами (харчова галузь, водії, освіта, медицина, торгівля).

За вимогою працівника:

Паперова трудова книжка — якщо є у працівника, він може надати для внесення записів (ст. 48 КЗпП у редакції 2021 р.);
Довідка з попереднього місця роботи (за наявності).

Заборонено вимагати (ст. 25 КЗпП): відомості про партійну, релігійну, національну приналежність, інформацію, не передбачену законодавством.

Крок 2. Підготувати письмовий трудовий договір

Письмова форма обов'язкова у 8 випадках (ст. 24 КЗпП): контракт, з неповнолітнім, з фізособою-роботодавцем, дистанційна/надомна, при організованому наборі, у районах з особливими умовами, на наполягання працівника, в інших випадках за законом. Рекомендується завжди.

Істотні умови:

Посада (згідно з штатним розписом, відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010);
Структурний підрозділ (за наявності);
Місце роботи (адреса офісу або «дистанційно» за ст. 60-2 КЗпП);
Дата початку роботи;
Тип договору (безстроковий за замовчуванням, строковий — з обґрунтуванням за ст. 23 КЗпП);
Випробування (за наявності — макс. 3 міс., 1 міс. для робітників, ст. 27 КЗпП);
Графік робочого часу (5-денний 40-годинний за ст. 50 КЗпП за замовчуванням, або інший);
Оклад ≥ 8 647 грн/міс (мінзп 2026 за ЗУ № 4695-IX);
Тривалість щорічної відпустки ≥ 24 календарних днів (ст. 75 КЗпП);
Дати виплати зарплати (двічі на місяць, ст. 115 КЗпП).

Крок 3. Подати Повідомлення до ДПС

Покроково:

Зайти у кабінет платника податків ДПС (cabinet.tax.gov.ua);
Обрати «Подання звітності» → «Повідомлення про прийняття працівника на роботу»;
Заповнити форму, затверджену постановою КМУ № 413 від 17.06.2015: дані працівника (ПІБ, РНОКПП, посада), дані роботодавця (ЄДРПОУ/РНОКПП), дата початку роботи;
Підписати кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і відправити;
Зберегти підтвердження подання.

Дедлайн: до моменту фактичного допуску працівника до роботи. Порушення — штраф 10 мінзп = 86 470 грн за кожного працівника (ст. 265 КЗпП).

Крок 4. Видати наказ про прийом

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу — обов'язковий документ за ст. 24 КЗпП:

Реєструється у Книзі наказів роботодавця;
Містить ПІБ, посаду, дату початку, тип договору, оклад;
Працівник ознайомлюється під підпис до фактичного допуску.

Крок 5. Провести вступний інструктаж і допустити до роботи

Вступний інструктаж з охорони праці — обов'язково (ст. 18 ЗУ «Про охорону праці»);
Первинний інструктаж на робочому місці — у день фактичного допуску;
Ознайомлення з ПВТР (Правилами внутрішнього трудового розпорядку) під підпис;
Ознайомлення з посадовою інструкцією під підпис;
Ознайомлення з Положенням про комерційну таємницю (за наявності).

Крок 6. Внести запис у трудову книжку (за вимогою працівника)

З 10.06.2021 паперова трудова книжка зберігається у працівника, не у роботодавця (ст. 48 КЗпП у редакції з ЗУ № 1217-IX). Роботодавець:

Вносить запис за вимогою працівника (про прийом, переведення, заохочення, звільнення);
Не зобов'язаний вести/зберігати паперову трудову.

З 10.06.2026 закінчується перехідний період — облік перейде повністю в електронну форму у Реєстр застрахованих осіб ПФУ.

💡 Згенеруйте трудовий договір 2026 за 5 хвилин у генераторі AGENTIS — generator автоматично формує текст з посиланнями на статті КЗпП, валідує оклад, перевіряє формат РНОКПП/ЄДРПОУ/IBAN.

Чек-лист: документи у комплект для онбордингу

Паспорт/ID-картка (копія сторінок з фото і реєстрацією)
РНОКПП (копія довідки)
Документ про освіту (копія)
Військово-обліковий документ (копія, для військовозобов'язаних)
Медична довідка (для категорій з обов'язковими медоглядами)
Заповнений і підписаний трудовий договір (2 примірники — по одному кожній стороні)
Наказ про прийом на роботу (1 примірник у роботодавця, копія працівнику за вимогою)
Підтвердження подання Повідомлення до ДПС (PDF/screenshot)
Журнали інструктажів — заповнені і підписані
Підпис працівника про ознайомлення з ПВТР, посадовою інструкцією

FAQ

Чи треба укладати трудовий договір з працівником, якого приймаю на 1 день? Так. Незалежно від тривалості роботи, за ст. 24 КЗпП трудовий договір укладається до фактичного допуску. Виняток — деякі сезонні/тимчасові роботи з спеціальним регулюванням, але Повідомлення ДПС обов'язкове завжди.

Чи можна оформити заднім числом? Категорично ні. Повідомлення ДПС має дату подання. Допуск без повідомлення → штраф 86 470 грн за ст. 265 КЗпП. Підписання договору заднім числом може бути виявлене при перевірці Держпраці.

Що робити, якщо ДПС у день оформлення не працює (вихідний)? Подайте Повідомлення за робочий день до запланованого допуску. Електронний кабінет ДПС працює 24/7, але обробка звітів — тільки у робочі дні. Для термінових випадків — допуск з понеділка.

Чи треба наказ про прийом, якщо є трудовий договір? Так, наказ — окремий обов'язковий документ за ст. 24 КЗпП. Він формальний акт оформлення відносин. Без наказу при перевірці Держпраці — штраф за неналежне оформлення.

Чи може ФОП-роботодавець оформити працівника без підпису бухгалтера? Так, ФОП підписує сам як платник податку і керівник. Але рекомендується наявність окремого бухгалтера/сервісу для ведення обліку зарплати, ЄСВ, ПДФО, ВЗ — щоб уникнути помилок у звітності.

Дивіться також у кластері

Згенерувати трудовий договір з усіма документами →

⚠️ Не замінює юридичну консультацію. Для оформлення працівників-іноземців, у вільних економічних зонах, у спеціальних режимах — звертайтесь до юриста.

Інформація носить довідковий характер і не є юридичною консультацією. Для вирішення конкретної ситуації скористайтесь AI-аналізом.