Політика конфіденційності AGENTIS

1. Загальні положення

1.1. Ця Політика конфіденційності (далі — «Політика») визначає порядок збирання, обробки, зберігання та захисту персональних даних Користувачів веб-сервісу AGENTIS (далі — «Сервіс»).

1.2. Оператором персональних даних є Фізична особа-підприємець Кравченко Роман Сергійович (далі — «Оператор»).

1.3. Ця Політика розроблена відповідно до:

• Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI;
• Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR) — у частині, що стосується Користувачів з ЄС;
• інших нормативно-правових актів України у сфері захисту інформації.

2. Які дані ми збираємо

2.1. Дані облікового запису:

• адреса електронної пошти;
• ім'я та прізвище (за бажанням Користувача);
• назва організації (за бажанням).

2.2. Дані використання Сервісу:

• тип та кількість проведених аналізів;
• тип та кількість згенерованих документів;
• дата та час використання;
• тарифний план.

2.3. Технічні дані:

• IP-адреса;
• тип браузера та операційної системи;
• дата та час відвідування.

2.4. Платіжні дані — обробляються виключно платіжним провайдером (Monobank). Оператор не зберігає дані банківських карток.

2.5. Завантажені документи — тексти договорів та інші документи, завантажені Користувачем для аналізу або генерації.

2.6. Запит на передачу справи (лише якщо Користувач його надсилає, п. 7.4) — коментар, телефон (за бажанням), зручний спосіб звʼязку, текст, версія і час наданої згоди, статус опрацювання запиту, а після передачі — деідентифікований текст, який отримав партнер; для запиту нотаріусу — також текст пошуку, тип нотаріальної дії і відповіді про місце, майно чи спадщину (зокрема назва населеного пункту, якщо Користувач її вказує).

3. Мета обробки даних

3.1. Персональні дані обробляються виключно для таких цілей:

• надання послуг Сервісу (аналіз договорів, генерація документів);
• ідентифікація Користувача та управління обліковим записом;
• обробка платежів;
• надсилання сервісних повідомлень (зміна умов, технічне обслуговування);
• передача справи незалежному юристу чи нотаріусу на запит і за окремою згодою Користувача (п. 7.4);
• покращення якості Сервісу (статистика відвідувань і аналітика інтерфейсу, розділ 9);
• виконання вимог законодавства.

3.2. Оператор не використовує персональні дані для маркетингових цілей без окремої згоди Користувача.

4. Обробка завантажених документів

4.1. Тексти договорів, завантажені для аналізу:

• передаються до AI-моделей (Anthropic Claude, OpenAI GPT, Google Gemini) виключно для обробки запиту;
• не зберігаються на серверах AI-провайдерів після обробки;
• не використовуються для навчання AI-моделей.

4.2. Результати аналізу зберігаються в обліковому записі Користувача і доступні тільки йому.

4.3. Користувач може видалити свої аналізи та документи в будь-який час через інтерфейс Сервісу.

5. Зберігання даних

5.1. Персональні дані зберігаються на серверах Supabase (хмарна інфраструктура, розташована в ЄС).

5.2. Строки зберігання:

• дані облікового запису — протягом терміну існування облікового запису + 30 днів після видалення;
• результати аналізів та документи — протягом терміну існування облікового запису;
• технічні логи — 90 днів;
• платіжна інформація — відповідно до вимог фінансового законодавства (не менше 3 років).

5.3. Після закінчення строку зберігання дані знищуються або знеособлюються.

6. Захист даних

6.1. Оператор вживає таких заходів захисту:

• шифрування даних при передачі (TLS/SSL);
• шифрування даних при зберіганні;
• контроль доступу на рівні рядків бази даних (Row Level Security);
• регулярне оновлення програмного забезпечення;
• мінімізація збирання даних (збираємо тільки необхідне).

6.2. У разі витоку персональних даних Оператор зобов'язується:

• повідомити Уповноваженого Верховної Ради з прав людини протягом 72 годин;
• повідомити постраждалих Користувачів без невиправданої затримки;
• вжити заходів для мінімізації наслідків.

7. Передача даних третім особам

7.1. Оператор може передавати персональні дані таким категоріям одержувачів:

7.2. Передача даних до країн поза ЄС здійснюється на підставі стандартних договірних умов (Standard Contractual Clauses).

7.3. Оператор не продає персональні дані третім особам.

7.4. Передача справи юристу або нотаріусу. Передача справи призначена для Користувачів в Україні та справ за українським правом. Якщо Користувач просить передати справу незалежному юристу (адвокату) чи нотаріусу:

• підставою обробки є окрема однозначна згода Користувача, яку він дає в діалозі запиту, — зокрема на особливі категорії даних, якщо вони є в описі, коментарі чи результаті аналізу, а для запиту нотаріусу — у тексті запиту, коментарі чи відповідях (про здоровʼя, засудження до кримінального покарання, статеве життя, расове чи етнічне походження, політичні, релігійні чи світоглядні переконання, членство в політичних партіях чи профспілках, біометричні або генетичні дані); текст і версія згоди та час її надання зберігаються;
• Оператор передає юристу опис ситуації, ключові частини результату аналізу, коментар і контакти Користувача, а нотаріусу — текст запиту, тип нотаріальної дії, відповіді про місце, майно чи спадщину, коментар і контакти; усе, за чим можна впізнати інших людей (імена, контакти, адреси, номери документів, дати народження, а також подробиці й їх поєднання, за якими людину можна впізнати опосередковано), Оператор прибирає або узагальнює перед передачею — партнер отримує лише суть ситуації;
• дані інших людей, які Користувач усе ж указав в описі, запиті, коментарі чи відповідях (зокрема в назві населеного пункту), Оператор обробляє лише для розгляду цього запиту на підставі законного інтересу (п. 6 ч. 1 ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних») і зберігає разом із запитом у строк, зазначений нижче; партнеру вони передаються лише деідентифікованими;
• про те, якому саме партнеру передано справу, Оператор повідомляє Користувача під час передачі; отримавши пакет, партнер обробляє дані як окремий володілець;
• запит зберігається, доки Оператор його опрацьовує, а після закриття — до 13 місяців: щомісяця Оператор видаляє запити, закриті понад 12 місяців тому; видалення облікового запису видаляє і запити;
• після надсилання запиту Оператор надсилає Користувачу лист-підтвердження (через Resend) з посиланням на сторінку «Запити на передачу справи» — без змісту справи;
• згоду можна відкликати самостійно — кнопкою «Відкликати згоду» на сторінці «Запити на передачу справи» в особистому кабінеті — або листом на admin@agentis.com.ua: запит, який Оператор ще не взяв у роботу, видаляється одразу; інакше Оператор одразу прибирає з нього дані справи, видаляє його після перевірки (не пізніше ніж через 30 днів), а якщо його вже передано — повідомляє партнера про відкликання, але повернути вже передані дані не може; відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до нього;
• для Користувачів, на яких поширюється GDPR, дані про кримінальні засудження, правопорушення чи повʼязані з ними заходи безпеки партнеру не передаються (ст. 10 GDPR) — такі дані в описі, запиті, коментарі й відповідях вказувати не слід;
• Оператор не є адвокатом чи нотаріусом і не надає юридичних послуг; обробка запиту Оператором не має режиму адвокатської таємниці і не охоплюється нотаріальною таємницею.

8. Права Користувача

8.1. Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» Користувач має право:

1. знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника;
2. отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема про третіх осіб, яким вони передаються;
3. на доступ до своїх персональних даних;
4. отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також їх зміст;
5. предʼявляти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
6. предʼявляти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними;
7. на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження, а також від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність і ділову репутацію;
8. звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;
9. застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
10. вносити застереження щодо обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
11. відкликати згоду на обробку персональних даних;
12. знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
13. на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

Користувачі з ЄС, крім того, мають права за GDPR, зокрема на виправлення, видалення («право на забуття»), обмеження обробки та перенесення даних.

8.2. Для реалізації своїх прав Користувач може:

• скористатися функціями управління даними в обліковому записі;
• надіслати запит на admin@agentis.com.ua;
• звернутися до Уповноваженого Верховної Ради з прав людини.

8.3. Оператор розглядає запити протягом 30 днів.

9. Файли cookie

9.1. Функціональні файли cookie, необхідні для роботи Сервісу:

• ідентифікатор сесії автентифікації;
• налаштування мови інтерфейсу.

9.2. Аналітика. Для статистики і покращення інтерфейсу Сервіс використовує:

• Google Analytics 4 — файли cookie _ga і _ga_* (діють до 2 років) з псевдонімним ідентифікатором браузера; статистика відвідувань і дій на сторінках;
• Microsoft Clarity — файли cookie _clck (до 1 року) і _clsk (1 день) та запис сеансів (переміщення, кліки, прокрутка) для теплових карт і аналізу зручності інтерфейсу;
• Plausible Analytics — статистика відвідувань без файлів cookie.

9.3. Строки зберігання зібраної статистики: Google Analytics 4 — згідно з налаштуванням утримання даних ресурсу Сервісу (2 або 14 місяців); Microsoft Clarity — записи сеансів до 30 днів, агрегована статистика до 13 місяців (за правилами Microsoft); Plausible Analytics — агрегована статистика без персональних даних протягом користування сервісом.

9.4. Файли cookie можна видалити або заблокувати в налаштуваннях браузера; функціональні cookie потрібні для входу в обліковий запис.

10. Зміни до Політики

10.1. Оператор залишає за собою право змінювати цю Політику.

10.2. Про суттєві зміни Користувач повідомляється електронною поштою не менше ніж за 14 днів до набрання чинності.

10.3. Продовження використання Сервісу після набрання чинності змін означає згоду з оновленою Політикою.

11. Контактна інформація

З питань конфіденційності та захисту даних:

Оператор: ФОП Кравченко Роман Сергійович
Електронна пошта: admin@agentis.com.ua
Поштова адреса: вул. Урлівська, 8а, м. Київ

Ця Політика конфіденційності є невід'ємною частиною Умов використання сервісу AGENTIS.