Як оформити дистанційну роботу за кордоном: правила та документи
TL;DR
Дистанційна робота за кордоном для українського роботодавця оформляється укладенням трудового договору про дистанційну роботу відповідно до ст. 60-2 КЗпП України. Роботодавець зобов'язаний зафіксувати умови дистанційної роботи в договорі та виконувати всі зобов'язання з оплати праці, податків і ЄСВ.
Коли це застосовується
Базові умови застосування
Дистанційна робота за кордоном актуальна, якщо:
- Працівник — резидент України, офіційно працевлаштований в українського роботодавця, але фізично перебуває за кордоном (наприклад, через воєнний стан, переїзд, відрядження тривалістю понад 183 дні)
- Роботодавець — юридична або фізична особа — підприємець, зареєстрована в Україні
- Робота виконується з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 КЗпП)
Виключення (edge cases)
| Ситуація | Правовий наслідок |
|---|---|
| Працівник є резидентом іноземної держави (понад 183 дні на рік) | Виникає ризик подвійного оподаткування; застосовуються норми міжнародних договорів про уникнення подвійного оподаткування |
| Роботодавець — іноземна компанія | Ст. 60-2 КЗпП не застосовується; регулювання — за правом країни роботодавця |
| Робота пов'язана з небезпечними або шкідливими виробничими факторами | Укладення договору про дистанційну роботу заборонено (ст. 60-2 КЗпП, ч. 3) |
| Працевлаштування через посередника за кордоном | Посередник зобов'язаний мати ліцензію (ст. 38 Закону України «Про зайнятість населення») |
Покроково
Крок 1. Визначте правовий статус працівника (день 1–3)
Встановіть, чи залишається працівник податковим резидентом України (перебуває в Україні понад 183 дні на рік або має центр життєвих інтересів в Україні — пп. 14.1.213 ПКУ). Від цього залежить порядок сплати ПДФО та ВЗ.
Крок 2. Погодьте умови дистанційної роботи (день 3–5)
Сторони узгоджують:
- місце виконання роботи (конкретна країна або формулювання «будь-яке місце за вибором працівника»)
- режим роботи та доступності
- порядок забезпечення обладнанням або компенсації витрат
Відповідно до ст. 60-2 КЗпП, працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за безпечні умови праці на ньому.
Крок 3. Укладіть або змініть трудовий договір (день 5–10)
Варіант А — новий працівник: Укладається трудовий договір про дистанційну роботу за типовою формою, затвердженою Мінекономіки (Наказ Мінекономіки № 913 від 05.05.2021).
Варіант Б — чинний працівник: Оформляється додаткова угода до трудового договору про переведення на дистанційну роботу + видається наказ по підприємству.
Крок 4. Видайте наказ про дистанційну роботу (день 10)
Наказ містить:
- прізвище, ім'я, по батькові та посаду працівника
- дату початку дистанційної роботи
- країну/місце перебування (за потреби)
- строк (безстрокова або до певної дати)
Наказ підписується керівником підприємства та доводиться до відома працівника під підпис до початку дистанційної роботи.
Крок 5. Повідомте податкові органи (за потреби, до 30 днів)
Якщо змінюється статус резидентства — працівник зобов'язаний повідомити роботодавця. Роботодавець продовжує утримувати ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%) з джерела виплати, якщо виплата здійснюється в Україні (ст. 168 ПКУ).
Крок 6. Забезпечте виконання зобов'язань з ЄСВ
Роботодавець нараховує та сплачує ЄСВ (22%) незалежно від місця перебування працівника, оскільки трудовий договір укладено з українським роботодавцем (ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).
Строки та дедлайни
| Дія | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Укладення трудового договору до початку роботи | До допуску до роботи | Ст. 24 КЗпП |
| Ознайомлення працівника з наказом про дистанційну роботу | До початку дистанційної роботи | Ст. 60-2 КЗпП |
| Сплата ПДФО та ВЗ | Під час виплати зарплати | Ст. 168 ПКУ |
| Сплата ЄСВ | До 20 числа місяця, наступного за звітним | Ст. 9 ЗУ «Про ЄСВ» |
| Подання податкового розрахунку (форма 4-ДФ) | Щоквартально, протягом 40 к. днів після кварталу | Ст. 51 ПКУ |
| Повідомлення ДПС про прийняття на роботу | До початку роботи (в день підписання договору) | Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015 |
Необхідні документи
Для роботодавця:
- Трудовий договір про дистанційну роботу (за типовою формою Мінекономіки, Наказ № 913 від 05.05.2021) або додаткова угода до чинного договору
- Наказ про встановлення дистанційної роботи
- Повідомлення до ДПС про прийняття на роботу (форма з Постанови КМУ № 413)
- Внесення змін до штатного розпису (за потреби)
- Оновлена посадова інструкція (якщо змінюються функції)
Для працівника:
- Паспорт або ID-картка
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН)
- Заява про переведення на дистанційну роботу (для чинних працівників)
- Документи про освіту/кваліфікацію (для нових працівників)
- За потреби — довідка про місце перебування за кордоном (для врегулювання питань резидентства)
Судова практика
⚠️ Примітка: Спеціалізована судова практика саме щодо дистанційної роботи за кордоном в Україні є обмеженою, оскільки ст. 60-2 КЗпП набула чинності у 2021 році. Наведено релевантні позиції з суміжних питань.
1. Щодо обов'язковості письмової форми трудового договору Верховний Суд у постанові від 14.04.2021 у справі № 826/14556/17 підтвердив, що відсутність письмового трудового договору не звільняє роботодавця від обов'язку нараховувати та сплачувати ЄСВ і ПДФО, якщо фактично мали місце трудові відносини.
2. Щодо визначення місця виконання роботи Верховний Суд у постанові від 05.02.2020 у справі № 520/7190/19 зазначив, що місце виконання роботи є істотною умовою трудового договору, зміна якої без згоди працівника є порушенням трудового законодавства. Це підкреслює важливість чіткого формулювання умов у договорі про дистанційну роботу за кордоном.
3. Щодо сплати ЄСВ при роботі за кордоном ДПС України у роз'ясненнях (ІПК від 2022–2023 рр.) неодноразово підтверджувала: якщо між українським роботодавцем і працівником укладено трудовий договір, ЄСВ нараховується та сплачується в Україні незалежно від країни фактичного перебування працівника.
Часті помилки
❌ Помилка 1: Не укладають окремий договір або додаткову угоду
Що відбувається: Роботодавець просто «дозволяє» працювати з-за кордону усно або листом. Це не відповідає вимогам ст. 60-2 КЗпП, яка передбачає письмову форму договору про дистанційну роботу.
❌ Помилка 2: Вказують конкретну адресу за кордоном як місце роботи
Що відбувається: При зміні місця перебування потрібно щоразу змінювати договір. Правильно — формулювати «будь-яке місце за вибором працівника» відповідно до визначення дистанційної роботи у ст. 60-2 КЗпП.
❌ Помилка 3: Припиняють сплату ЄСВ, вважаючи, що «людина за кордоном»
Що відбувається: Порушення ст. 7 ЗУ «Про ЄСВ». ЄСВ прив'язаний до трудового договору з українським роботодавцем, а не до місця перебування.
❌ Помилка 4: Не повідомляють ДПС про прийняття на роботу
Що відбувається: Штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожного неповідомленого працівника (ст. 265 КЗпП). Повідомлення подається до початку роботи (Постанова КМУ № 413).
❌ Помилка 5: Ігнорують питання подвійного оподаткування
Що відбувається: Якщо працівник стає резидентом іноземної держави, він може бути зобов'язаний сплачувати податки в обох країнах. Необхідно перевіряти наявність міжнародного договору про уникнення подвійного оподаткування між Україною та відповідною країною.
❌ Помилка 6: Не фіксують режим роботи та доступності
Що відбувається: Конфлікти щодо робочого часу, понаднормових, відповідальності за результат. Ст. 60-2 КЗпП дозволяє встановлювати гнучкий режим, але він має бути зафіксований у договорі.
FAQ
1. Чи може роботодавець змусити працівника перейти на дистанційну роботу за кордоном? Ні. Переведення на дистанційну роботу здійснюється за згодою обох сторін, крім випадків, передбачених законом (наприклад, введення воєнного стану — ст. 60-2 КЗпП, ч. 7). В односторонньому порядку роботодавець не може змінити істотні умови праці без попередження за 2 місяці (ст. 32 КЗпП).
2. Чи потрібно повідомляти роботодавця про зміну країни перебування? Так, якщо це впливає на статус резидентства або умови договору. Рекомендується передбачити такий обов'язок безпосередньо в тексті трудового договору.
3. Хто оплачує інтернет, обладнання та інші витрати при дистанційній роботі за кордоном? Відповідно до ст. 60-2 КЗпП, порядок забезпечення обладнанням та компенсації витрат визначається трудовим договором. Якщо договір мовчить — обладнання надає роботодавець або виплачує компенсацію.
4. Чи зберігаються всі трудові гарантії при дистанційній роботі за кордоном? Так. Дистанційні працівники мають ті самі права, що й офісні: право на відпустку, лікарняні