Трудовий договір з фізичною особою: оформлення та вимоги
TL;DR
Трудовий договір з фізичною особою — угода між роботодавцем (фізичною особою або ФОП) і працівником про виконання роботи за визначеною спеціальністю під керівництвом роботодавця. Відповідно до ст. 24 КЗпП України, такий договір укладається в письмовій формі, а залучення працівника без його укладення — заборонено.
Що таке трудовий договір з фізичною особою
Трудовий договір з фізичною особою — це письмова угода між роботодавцем (фізичною особою) та працівником, яка регулює трудові відносини і повинна відповідати вимогам Кодексу законів про працю України.
Коли застосовується та хто може бути сторонами
Застосовується, коли:
- роботодавцем виступає фізична особа-підприємець (ФОП) або фізична особа, яка використовує найману працю в побутових цілях (наприклад, для догляду за дитиною, прибирання, садівництва)
- відносини між сторонами мають ознаки трудових: систематичне виконання роботи, підпорядкування внутрішньому розпорядку, виплата регулярної заробітної плати
Сторони договору:
| Сторона | Хто може виступати |
|---|---|
| Роботодавець | Фізична особа-підприємець (ФОП), фізична особа, яка не є підприємцем |
| Працівник | Фізична особа, яка досягла 16 років (у виняткових випадках — 15 або 14 років за умов, передбачених ст. 188 КЗпП) |
Виключення та граничні випадки (edge cases):
- Якщо між сторонами укладено цивільно-правовий договір (підряду, надання послуг), але фактичні відносини мають ознаки трудових — такий договір може бути перекваліфікований у трудовий. Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП, роботодавцю забороняється залучати працівника до роботи без укладення трудового договору незалежно від того, наполягає на цьому працівник чи ні
- Якщо договір не містить конкретно визначеного кінцевого результату роботи — це ознака трудового договору, а не цивільно-правового (правова позиція судів)
- Іноземці та особи без громадянства можуть бути найняті за наявності дозволу на застосування праці іноземців відповідно до Закону України «Про зайнятість населення»
Покроково
Порядок оформлення трудового договору з фізичною особою
1. Прийняття рішення про найм і перевірка документів працівника (до підписання договору)
- Перевірте паспорт або інший документ, що посвідчує особу
- Отримайте реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП / ІПН)
- Ознайомтеся з трудовою книжкою (за наявності) або документами про освіту/кваліфікацію
2. Укладення договору в письмовій формі (день початку роботи або раніше)
- Відповідно до ч. 1 ст. 24 КЗпП, трудовий договір укладається в письмовій формі
- Договір складається у двох примірниках — по одному для кожної сторони
- Підписується обома сторонами
3. Реєстрація договору в державній службі зайнятості (лише для фізичних осіб, які не є підприємцями) (до початку роботи)
- Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП, фізична особа, яка використовує найману працю та не є підприємцем, зобов'язана зареєструвати трудовий договір у центрі зайнятості за місцем свого проживання
- Реєстрація здійснюється в Державній службі зайнятості (районний центр зайнятості)
- Без реєстрації договір вважається таким, що не набрав чинності
⚠️ Важливо: Обов'язок реєстрації поширюється лише на фізичних осіб, які не є підприємцями. ФОП реєстрацію в службі зайнятості не проводять, проте зобов'язані повідомити податковий орган про прийняття на роботу відповідно до Порядку повідомлення ДПСУ (Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015).
4. Повідомлення податкового органу (до початку роботи)
- ФОП зобов'язаний подати повідомлення про прийняття на роботу до територіального органу ДПС до початку роботи найманого працівника (Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015)
5. Видання наказу про прийняття на роботу (у день початку роботи)
- Роботодавець-ФОП видає наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
- Ознайомлення працівника з наказом — під підпис
6. Внесення запису до трудової книжки (протягом 5 днів з дня прийняття на роботу)
- Відповідно до ст. 48 КЗпП, роботодавець зобов'язаний вести трудову книжку на кожного працівника, який пропрацював понад 5 днів
- Якщо це перше місце роботи — роботодавець оформлює нову трудову книжку
7. Ознайомлення з умовами праці (до початку роботи)
- Ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку
- Проведення інструктажу з охорони праці (ст. 29 КЗпП)
Обов'язкові умови договору
Відповідно до ст. 21, 24 КЗпП та судової практики, трудовий договір з фізичною особою повинен містити:
Істотні (обов'язкові) умови:
| Умова | Пояснення |
|---|---|
| Місце роботи | Конкретна адреса або підрозділ |
| Трудова функція | Посада, спеціальність, кваліфікація або конкретний вид роботи |
| Дата початку роботи | Конкретна дата |
| Розмір заробітної плати | Не нижче мінімальної (ст. 95 КЗпП, ЗУ «Про оплату праці») |
| Режим роботи | Тривалість робочого часу, графік |
| Строк договору | Безстроковий або строковий (ст. 23 КЗпП) |
| Випробувальний строк | За угодою сторін, не більше 3 місяців (ст. 27 КЗпП) |
Додаткові умови (за угодою сторін):
- Умови про нерозголошення комерційної таємниці
- Умови про матеріальну відповідальність
- Умови про надання житла, транспорту тощо
Форма та порядок оформлення
Відповідно до ч. 1 ст. 24 КЗпП:
- Трудовий договір з фізичною особою укладається виключно у письмовій формі
- Усна форма для цієї категорії роботодавців не допускається
- Договір підписується у двох примірниках: один — у роботодавця, другий — у працівника
Відмінність від цивільно-правового договору:
Основна відмінність трудового договору від договорів цивільно-правового характеру (підряду, надання послуг) полягає в тому, що:
- Трудовий договір регулюється КЗпП, цивільно-правовий — ЦК України
- За трудовим договором працівник підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку; за цивільно-правовим — виконавець організовує роботу самостійно
- Трудовий договір передбачає регулярну оплату праці, цивільно-правовий — оплату за результатом
- Відсутність конкретно визначеного кінцевого результату роботи є ознакою трудового договору
Строки трудового договору
Відповідно до ст. 23 КЗпП:
| Вид договору | Строк | Умови укладення |
|---|---|---|
| Безстроковий | Необмежений | Загальне правило |
| Строковий | Визначений строк або на час виконання певної роботи | Лише якщо трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру роботи або умов її виконання |
| На час виконання сезонних робіт | Сезон | Перелік сезонних робіт — Постанова КМУ |
| На час відсутності основного працівника | До повернення основного | Декретна відпустка, лікарняний тощо |
⚠️ Важливо: Якщо після закінчення строку трудового договору жодна зі сторін не вимагає його припинення, а працівник продовжує виконувати роботу — договір вважається укладеним на невизначений строк (ст. 39-1 КЗпП).
Строки та дедлайни
| Дія | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Повідомлення ДПС про прийняття на роботу | До початку роботи (до 0:00 першого робочого дня) | Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015 |
| Реєстрація договору в службі зайнятості (для фіз. осіб, не ФОП) | До початку роботи | ч. 3 ст. 24 КЗпП |
| Внесення запису до трудової книжки | Протягом 5 днів з дня прийняття | ст. 48 КЗпП |
| Проведення інструктажу з охорони праці | До початку роботи | ст. 29 КЗпП |
| Випробувальний строк | Не більше 3 місяців (для окремих категорій — 6 місяців) | ст. 27 КЗпП |
| Попередження про звільнення за ініціативи працівника | Не менше 2 тижнів | ст. 38 КЗпП |
| Попередження про звільнення у зв'язку зі змінами умов праці | Не менше 2 місяців | ст. 32 КЗпП |
Необхідні документи та реквізити
Документи, які надає працівник:
- Паспорт або інший документ, що посвідчує особу
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП)
- Трудова книжка (якщо є)
- Документ про освіту або кваліфікацію (якщо робота вимагає спеціальної підготовки)
- Медична довідка (якщо робота пов'язана з обслуговуванням людей, харчуванням тощо)
- Довідка про несудимість (для окремих видів робіт)
Документи, які оформлює роботодавець:
- Трудовий договір у письмовій формі (2 примірники)
- Наказ про прийняття на роботу
- Повідомлення до ДПС про прийняття на роботу
- Заява про реєстрацію договору в центрі зайнятості (для фіз. осіб, не ФОП)
- Особова картка працівника (форма П-2)
- Запис у трудовій книжці
Обов'язкові реквізити договору:
- Повне найменування та реквізити роботодавця (ПІБ, адреса, РНОКПП або номер запису ФОП)
- Повне ПІБ, адреса, РНОКПП працівника
- Посада / трудова функція
- Дата початку роботи
- Розмір та порядок виплати заробітної плати
- Режим роботи та відпочинку
- Підписи сторін, дата
Права та обов'язки сторін
Права та обов'язки працівника:
Права (ст. 2 КЗпП, ст. 43–46 Конституції України):
- Право на своє