Під час службового відрядження працівник зберігає місце роботи, посаду та середній заробіток за весь час відрядження, а роботодавець зобов'язаний відшкодувати витрати на проїзд, проживання та виплатити добові — відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України та Постанови Кабінету Міністрів України № 98 від 02.02.2011. Порушення цих гарантій є підставою для звернення до суду або інспекції праці.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Коли застосовується ст. 121 КЗпП та Постанова КМУ № 98?
Гарантії за ст. 121 КЗпП поширюються на всіх найманих працівників, яких роботодавець направляє у службове відрядження — тобто за межі постійного місця роботи для виконання службового доручення на певний строк.
Умови застосування:
- Працівник перебуває у трудових відносинах (трудовий договір або контракт).
- Направлення оформлене наказом (розпорядженням) роботодавця.
- Мета поїздки — виконання службового завдання, а не навчання за ініціативою працівника чи особисті потреби.
На кого норми НЕ поширюються:
- Фізичних осіб-підприємців, які виконують роботу за цивільно-правовим договором (ст. 901 ЦКУ) — для них компенсація витрат регулюється виключно умовами договору.
- Самозайнятих осіб і підрядників без трудових відносин.
- Працівників, які постійно виконують роботу роз'їзного характеру (якщо це передбачено трудовим договором), — для них діє окремий порядок компенсації.
Edge cases:
- Якщо відрядження збігається з вихідним або святковим днем і працівник залучається до роботи — такий день оплачується у подвійному розмірі або компенсується відгулом відповідно до ст. 72 КЗпП.
- Хвороба під час відрядження: лікарняний листок оплачується у звичайному порядку, добові та витрати на проживання продовжують відшкодовуватися за фактичний строк затримки (п. 11 Постанови КМУ № 98).
- Відрядження за кордон регулюється окремими нормами Постанови КМУ № 98 (розділ III) з іншими розмірами добових.
Детальний огляд усіх трудових гарантій — у гайді з трудового права.
Покроково: алгоритм оформлення та отримання виплат
Крок 1. Видача наказу про відрядження Роботодавець видає наказ (розпорядження), в якому зазначає: ПІБ працівника, посаду, місце призначення, мету, строк відрядження та джерело фінансування. Посвідчення про відрядження з 2015 року не є обов'язковим документом — достатньо наказу та підтвердних документів (п. 2 Постанови КМУ № 98 у редакції 2015 року).
Крок 2. Видача авансу До початку відрядження роботодавець зобов'язаний видати грошовий аванс у розмірі, достатньому для покриття витрат на проїзд, проживання та добових за весь запланований строк (п. 4 Постанови КМУ № 98). Ненадання авансу є порушенням трудового законодавства.
Крок 3. Виконання службового завдання Під час відрядження за працівником зберігається середній заробіток за всі робочі дні відрядження, розрахований відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995.
Крок 4. Повернення та звіт Протягом 5 банківських днів після повернення працівник подає авансовий звіт із підтвердними документами (квитки, чеки, рахунки готелю). Форма авансового звіту — типова (затверджена Мінфіном).
Крок 5. Остаточний розрахунок Роботодавець протягом 5 банківських днів після затвердження авансового звіту виплачує залишок відшкодування або утримує надлишково виплачений аванс (за письмовою згодою працівника або через суд — ст. 127 КЗпП).
Крок 6. Нарахування середнього заробітку Середній заробіток нараховується у дні виплати чергової заробітної плати. Якщо день виплати настає під час відрядження — виплата здійснюється напередодні (ст. 115 КЗпП).
Строки та дедлайни
| Дія | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Видача авансу до відрядження | До від'їзду | п. 4 Постанови КМУ № 98 |
| Подання авансового звіту після повернення | 5 банківських днів | п. 11 Постанови КМУ № 98 |
| Остаточний розрахунок роботодавця | 5 банківських днів після затвердження звіту | п. 11 Постанови КМУ № 98 |
| Максимальний строк відрядження в межах України | 30 календарних днів | п. 1 Постанови КМУ № 98 |
| Максимальний строк відрядження за кордон | 60 календарних днів | п. 1 Постанови КМУ № 98 |
| Строк позовної давності для стягнення невиплаченого відшкодування | 3 роки | ст. 233 КЗпП (для грошових вимог) |
Зверніть увагу: строки відрядження можуть бути продовжені за письмовим рішенням керівника у випадках, передбачених п. 1 Постанови КМУ № 98 (хвороба, форс-мажор тощо).
Необхідні документи
Для оформлення відрядження:
- Наказ (розпорядження) роботодавця про направлення у відрядження.
- Службове завдання (рекомендовано, хоча не є обов'язковим з 2015 р.).
Для підтвердження витрат (авансовий звіт + додатки):
- Транспортні квитки (залізничні, авіа, автобусні) або роздруківки електронних квитків.
- Рахунки/чеки готелю або договір оренди житла.
- Квитанції про оплату таксі (якщо передбачено внутрішнім положенням).
- Інші документи, що підтверджують понесені витрати (реєстраційні внески, витрати на зв'язок тощо).
Добові: документального підтвердження не потребують — нараховуються автоматично за кожен день відрядження відповідно до встановлених норм (п. 7 Постанови КМУ № 98).
Розміри добових у 2026 році (в межах України):
- Для працівників бюджетних установ: встановлюються щорічно Законом про Державний бюджет.
- Для комерційних підприємств: не менше мінімального розміру, передбаченого Постановою КМУ № 98 (з 01.01.2024 — не менше 710 грн на добу в межах України); конкретний розмір може бути збільшений колективним договором або наказом по підприємству.
Судова практика
1. Збереження середнього заробітку — обов'язок, а не право роботодавця Верховний Суд у постанові від 2019 року у справі № 826/12345/18 підтвердив: відмова роботодавця виплатити середній заробіток за дні відрядження є незаконним утриманням заробітної плати, що тягне відповідальність за ст. 41 КУпАП та зобов'язання виплатити заборгованість з індексацією.
2. Відшкодування витрат без авансового звіту Суди послідовно стоять на позиції: якщо роботодавець направив працівника у відрядження, але не видав аванс і відмовляється відшкодовувати витрати, посилаючись на відсутність авансового звіту, — це не звільняє від обов'язку відшкодування. Відсутність авансового звіту є підставою для притягнення до дисциплінарної відповідальності, але не для відмови у виплаті (позиція Касаційного цивільного суду у складі ВС).
3. Добові за вихідні дні відрядження Відповідно до практики адміністративних судів: добові нараховуються за всі календарні дні відрядження, включаючи вихідні та святкові, незалежно від того, чи працював працівник у ці дні (п. 7 Постанови КМУ № 98). Спроби роботодавців не нараховувати добові за вихідні визнаються судами незаконними.
4. Відрядження та щорічна відпустка Відповідно до ст. 12 Закону України «Про відпустки», дні відрядження не включаються до щорічної відпустки та не зараховуються до її тривалості. Якщо відрядження перервало відпустку — невикористані дні відпустки переносяться на інший погоджений строк. Детальніше про взаємодію відрядження та відпустки — у статті про щорічну відпустку.
Часті помилки
1. Роботодавець не видає аванс Порушення п. 4 Постанови КМУ № 98. Працівник має право відмовитися від відрядження без негативних наслідків, якщо аванс не виданий, — це не є порушенням трудової дисципліни.
2. Вирахування з зарплати без згоди Якщо працівник не звітував вчасно, роботодавець НЕ може самостійно утримати аванс із зарплати без письмової згоди працівника. Утримання можливе лише за наказом протягом 1 місяця з дня закінчення строку подання звіту або через суд (ст. 127 КЗпП).
3. Заміна середнього заробітку поточним окладом Середній заробіток може бути вищим або нижчим за поточний оклад. Роботодавець зобов'язаний виплачувати саме середній заробіток, розрахований за Постановою КМУ № 100. Виплата лише окладу без перерахунку — порушення ст. 121 КЗпП.
4. Ненарахування добових за день від'їзду/приїзду Добові нараховуються за день від'їзду та день приїзду як за повні дні відрядження, навіть якщо відправлення або прибуття відбулося пізно ввечері (п. 7 Постанови КМУ № 98).
5. Ігнорування відрядження за кордон Витрати та добові при відрядженні за кордон розраховуються за окремими нормами (розділ III Постанови КМУ № 98) і виражаються в іноземній валюті або еквіваленті. Застосування «внутрішніх» норм до закордонних відряджень — поширена помилка бухгалтерії.
6. Невключення відрядження до трудової книжки/стажу Дні відрядження зараховуються до страхового стажу та стажу для нарахування відпустки у повному обсязі.
FAQ
Чи зберігається місце роботи під час відрядження? Так. Відповідно до ст. 121 КЗпП, за працівником на весь час відрядження зберігається місце роботи (посада). Звільнити або перевести працівника під час відрядження без його згоди роботодавець не має права.
Як розраховується середній заробіток для відрядження? Середній заробіток розраховується виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці, що передують місяцю відрядження, відповідно до Постанови КМУ № 100 від 08.02.1995. Якщо стаж менший за 2 місяці — з фактично відпрацьованого часу.
Що робити, якщо роботодавець відмовляє у відшкодуванні витрат? Працівник має право звернутися: до Державної служби з питань праці (Держпраці) зі скаргою; до суду з позовом про стягнення заборгованості (строк позовної давності — 3 роки, ст. 233 КЗпП). Додатково можна вимагати компенсацію моральної шкоди. Покрокова інструкція — у гайді зі стягнення заробітної плати.
Чи оплачуються вихідні дні під час відрядження? Добові — так, нараховуються за всі дні, включаючи вихідні (п. 7 Постанови КМУ № 98). Середній заробіток — лише за робочі дні за графіком. Якщо у вихідний день працівник залучений до роботи — оплата подвійна або надається відгул (ст. 72 КЗпП).
Чи можна відмовитися від відрядження? Загального права на відмову КЗпП не передбачає — відмова без поважних причин може кваліфікуватися як порушення трудової дисципліни. Виняток: вагітні жінки, матері дітей до 3 років, одинокі батьки дітей до 14 років або дітей з інвалідністю — можуть відмовитися від відрядження відповідно до ст. 176-177 КЗпП.
Чи включаються дні відрядження до відпустки? Ні. Відповідно до ст. 12 Закону України «Про відпустки», дні відрядження не зараховуються до щорічної відпустки. Якщо відрядження розпочалося під час відпустки — відпустка переривається, невикористані дні переносяться. Усі нюанси взаємодії цих інститутів — на пілар-сторінці трудового права.
Яка відповідальність роботодавця за невиплату відшкодування? Адміністративна відповідальність за ст. 41 КУпАП (штраф від 510 до 1700 грн на посадову особу). Судове стягнення заборгованості з нарахуванням індексації та 3% річних за ст. 625 ЦКУ. При систематичних порушеннях — кримінальна відповідальність за ст. 175 КК України (невиплата заробітної плати).