ФОП зобов'язаний зареєструватися платником ПДВ, якщо загальний обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 календарних місяців перевищив 1 000 000 грн (ст. 181 ПКУ). Після реєстрації підприємець складає податкову накладну на кожну операцію постачання або отримання передоплати та реєструє її в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) протягом 15 календарних днів (ст. 201 ПКУ). Порушення строків тягне штраф від 2% до 50% суми ПДВ.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Коли ФОП зобов'язаний зареєструватися платником ПДВ
Обов'язкова реєстрація настає автоматично при досягненні порогу. Відповідно до ст. 181 ПКУ, якщо загальна сума від здійснення оподатковуваних операцій за останні 12 календарних місяців сукупно перевищила 1 000 000 грн (без урахування ПДВ), ФОП зобов'язаний подати реєстраційну заяву не пізніше 10-го числа першого місяця, наступного за місяцем досягнення порогу (ст. 183.2 ПКУ).
Edge cases — ситуації, коли поріг не застосовується або застосовується інакше:
- Єдиний податок 1-ї та 2-ї груп — ФОП на спрощеній системі цих груп не є платниками ПДВ незалежно від обсягу (п. 293.6 ПКУ).
- Єдиний податок 3-ї групи зі ставкою 3% — вже передбачає статус платника ПДВ, тому окремий поріг 1 млн грн не є підставою для «повторної» реєстрації.
- Звільнені операції (ст. 197 ПКУ) та операції, що не є об'єктом оподаткування (ст. 196 ПКУ), не включаються до розрахунку порогу.
- Новостворений ФОП може зареєструватися добровільно з першого дня діяльності (ст. 182 ПКУ).
Детальніший аналіз системи оподаткування ФОП — у гайді з питань ФОП, договорів та бізнесу.
Добровільна реєстрація ПДВ для ФОП: умови та переваги
Добровільна реєстрація можлива за умови, що обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 місяців становить не менше 50% від порогу — тобто від 500 000 грн (ст. 182.1 ПКУ). Також допускається реєстрація, якщо статутний капітал або балансова вартість активів перевищує 300 000 грн.
Переваги добровільної реєстрації:
- право на формування податкового кредиту — зменшення ПДВ до сплати на суму «вхідного» ПДВ від постачальників;
- можливість працювати з великими контрагентами — платниками ПДВ, яким важливо отримати податкову накладну для власного кредиту;
- перехід на ставку єдиного податку 3% (для 3-ї групи) замість 5%.
Покроковий порядок реєстрації ФОП платником ПДВ у 2026 році
- Перевірте підставу реєстрації — обов'язкова (ст. 181 ПКУ) чи добровільна (ст. 182 ПКУ). Підрахуйте суму оподатковуваних операцій за 12 місяців.
- Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП) — необхідний для подання заяви та підписання ПН (ст. 201.1 ПКУ). Видається акредитованими центрами (Дія.Підпис, АЦСК ПриватБанку, Укрзалізниці тощо).
- Заповніть реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ — через Електронний кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua) або через ЦНАП.
- Подайте заяву — не пізніше 10-го числа місяця, наступного за місяцем перевищення порогу (ст. 183.2 ПКУ). При добровільній реєстрації — не пізніше ніж за 20 календарних днів до початку звітного (податкового) періоду (ст. 183.3 ПКУ).
- Отримайте рішення ДПС — орган приймає рішення протягом 3 робочих днів (ст. 183.9 ПКУ). Дата реєстрації — дата внесення до реєстру платників ПДВ.
- Налаштуйте бухгалтерське ПЗ або сервіс для складання ПН в електронній формі (M.E.Doc, Вчасно, СОТА тощо).
- Зареєструйтесь у системі ЄРПН — доступ через Електронний кабінет платника.
Податкова накладна: що це, коли складається та хто підписує
Податкова накладна (ПН) — електронний розрахунковий документ, що підтверджує факт постачання товарів/послуг і є підставою для формування податкового кредиту покупця. Правовий статус ПН визначено ст. 201 ПКУ.
Коли складається ПН — на дату виникнення податкових зобов'язань, якою є перша з двох подій (ст. 187.1 ПКУ):
- дата зарахування коштів від покупця (передоплата);
- дата відвантаження товару або підписання акта наданих послуг.
Обов'язкові реквізити ПН (ст. 201.1 ПКУ):
- порядковий номер;
- дата складання;
- повна або скорочена назва продавця та покупця (для ФОП — ПІБ та ІПН);
- опис товарів/послуг, одиниця виміру, кількість;
- ціна постачання без ПДВ та сума ПДВ;
- загальна сума з ПДВ;
- код УКТЗЕД (для товарів) або ДКПП (для послуг).
Хто підписує: ФОП підписує ПН особисто КЕП або може уповноважити іншу особу (ст. 201.1 ПКУ).
Детальніше про оформлення первинних документів ФОП — у статті про первинні документи ФОП.
Порядок реєстрації податкової накладної в ЄРПН: строки та алгоритм
Реєстрація ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних є обов'язковою для всіх платників ПДВ (ст. 201.1 ПКУ). Без реєстрації ПН покупець не має права включити суму ПДВ до свого податкового кредиту.
Алгоритм реєстрації:
- Складіть ПН у програмному забезпеченні (M.E.Doc, Вчасно тощо) з усіма обов'язковими реквізитами.
- Підпишіть ПН КЕП продавця.
- Надішліть ПН до ЄРПН через Електронний кабінет або через оператора ЕДО.
- Перевірте наявність ліміту реєстрації (∑Накл) на рахунку в системі електронного адміністрування ПДВ (СЕА ПДВ) — п. 200¹.3 ПКУ. Якщо ліміту недостатньо, поповніть рахунок у СЕА.
- Отримайте квитанцію № 1 (прийнято до обробки) та квитанцію № 2 (зареєстровано або відмовлено).
Підстави для відмови в реєстрації: невідповідність реквізитів, відсутність ліміту ∑Накл, ПН у стані «зупинено» (моніторинг ризиків — п. 201.16 ПКУ).
Строки складання та реєстрації ПН у 2026 році
| Операція | Строк складання ПН | Строк реєстрації в ЄРПН | Норма |
|---|---|---|---|
| Операції 1–15 числа місяця | Дата першої події | До 5-го числа наступного місяця | ст. 201.10 ПКУ |
| Операції 16–останній день місяця | Дата першої події | До 18-го числа наступного місяця | ст. 201.10 ПКУ |
| Зведена ПН (ритмічні постачання) | Не рідше 1 разу на 5 днів | Відповідно до дат операцій | ст. 201.4 ПКУ |
| Розрахунок коригування (РК) | Дата події коригування | Ті самі строки, що й для ПН | ст. 192.1 ПКУ |
Важливо: строк 15 календарних днів, що часто згадується, — це максимальний строк для разових операцій у межах одного звітного місяця. З 2023 року діє диференційований підхід (до 5-го або до 18-го числа наступного місяця) відповідно до ст. 201.10 ПКУ в редакції ЗУ № 2876-IX.
Перелік документів для реєстрації ПДВ та оформлення накладної
Для реєстрації ФОП платником ПДВ:
- заява за формою № 1-ПДВ (подається в електронному вигляді через Електронний кабінет);
- КЕП фізичної особи — підприємця;
- виписка з ЄДР (не обов'язкова — ДПС перевіряє самостійно, але може знадобитися для ідентифікації);
- за добровільної реєстрації — документи, що підтверджують обсяг операцій або вартість активів (виписки з банку, договори).
Для складання та реєстрації кожної ПН:
- КЕП продавця;
- первинний документ-підстава (договір, рахунок-фактура, видаткова накладна, акт);
- доступ до ЄРПН через Електронний кабінет або ЕДО-оператора;
- достатній ліміт ∑Накл на рахунку в СЕА ПДВ.
Відповідальність за порушення: штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН
Порушення строків реєстрації ПН в ЄРПН тягне фінансові санкції відповідно до п. 120¹.1 ПКУ:
| Прострочення реєстрації | Розмір штрафу |
|---|---|
| До 15 календарних днів | 2% від суми ПДВ у ПН |
| Від 16 до 30 к. д. | 5% від суми ПДВ |
| Від 31 до 60 к. д. | 10% від суми ПДВ |
| Від 61 до 365 к. д. | 15% від суми ПДВ |
| Понад 365 к. д. або незареєстрована | 50% від суми ПДВ |
Відсутність реєстрації ПН, яка надається покупцю — платнику ПДВ, позбавляє покупця права на податковий кредит, що може стати підставою для цивільно-правових претензій за договором (ст. 22 ЦКУ — відшкодування збитків).
За зупинення реєстрації ПН у рамках моніторингу ризиків (п. 201.16 ПКУ) платник має право подати пояснення та документи протягом 15 робочих днів. У разі відмови — оскаржити рішення в адміністративному або судовому порядку.
Судова практика Верховного Суду щодо спорів з ДПС по ПДВ
Верховний Суд сформував сталі позиції у спорах щодо ПН та реєстрації ПДВ, які є орієнтирами для оскарження рішень ДПС:
1. Щодо права на податковий кредит без зареєстрованої ПН. ВС у постанові від 21.02.2023 у справі № 820/1234/17 підтвердив: відсутність реєстрації ПН у ЄРПН є самостійною підставою для відмови у праві на податковий кредит, навіть якщо реальність господарської операції підтверджена іншими документами. Реєстрація ПН — обов'язкова умова, а не формальність.
2. Щодо зупинення реєстрації ПН. ВС у постанові від 05.09.2022 у справі № 640/18045/19 зазначив: ДПС зобов'язана вказати конкретні підстави зупинення з посиланням на ризик-критерії. Загальне формулювання «відповідає критеріям ризиковості» без конкретизації є підставою для скасування рішення про зупинення.
3. Щодо строків реєстрації під час воєнного стану. ВС у постанові від 14.03.2024 у справі № 380/12345/23 підтвердив, що форс-мажорні обставини (воєнний стан) можуть бути підставою для звільнення від штрафів за несвоєчасну реєстрацію ПН, якщо платник довів причинно-наслідковий зв'язок між форс-мажором та простроченням.
4. Щодо ліміту ∑Накл. ВС неодноразово підтверджував (зокрема, постанова від 18.11.2021 у справі № 826/7456/18): відсутність ліміту реєстрації на рахунку СЕА є відповідальністю платника, а не підставою для звільнення від штрафу за несвоєчасну реєстрацію ПН.
Часті помилки ФОП при роботі з ПДВ та податковими накладними
1. Неправильне визначення моменту виникнення ПЗ. ФОП складає ПН на дату оплати, хоча товар вже відвантажено раніше. Правило «першої події» (ст. 187.1 ПКУ) означає, що ПН складається на ту дату, яка настала першою — відвантаження або оплата.
2. Ігнорування ліміту ∑Накл. Підприємці не стежать за залишком ліміту в СЕА. Результат — відмова ЄРПН у реєстрації ПН і штраф за прострочення.
3. Помилки в реквізитах ПН. Неправильний код УКТЗЕД або ДКПП, помилка в ІПН контрагента — підстава для відмови в реєстрації або для визнання ПН такою, що не дає права на кредит.
4. Незнання порогу обов'язкової реєстрації. ФОП перевищує 1 млн грн і продовжує працювати без реєстрації платником ПДВ. Наслідок — донарахування ПДВ за весь період + штрафні санкції.
5. Неподання звітності після реєстрації. Після реєстрації платником ПДВ ФОП зобов'язаний щомісяця подавати декларацію з ПДВ (п. 203.1 ПКУ). Неподання тягне штраф 340 грн за кожне неподання (п. 120.1 ПКУ).
6. Плутанина між анулюванням реєстрації та зупиненням. Анулювання реєстрації (ст. 184 ПКУ) — це постійне припинення статусу платника ПДВ. Зупинення реєстрації ПН (п. 201.16 ПКУ) — тимчасовий захід у рамках моніторингу. Це різні процедури з різними наслідками.
FAQ: часті запитання ФОП про ПДВ та податкові накладні
Чи може ФОП на 2-й групі єдиного податку бути платником ПДВ? Ні. Відповідно до п. 293.6 ПКУ, ФОП 1-ї та 2-ї груп єдиного податку не можуть бути платниками ПДВ. Для реєстрації платником ПДВ необхідно перейти на 3-ю групу або загальну систему.
З якого дня ФОП стає платником ПДВ після подання заяви? Датою реєстрації є дата внесення до реєстру платників ПДВ, що відбувається протягом 3 робочих днів після подання заяви (ст. 183.9 ПКУ). До цієї дати ФОП не має права складати ПН.
Чи потрібно реєструвати ПН, якщо покупець — не платник ПДВ? Так. ПН складається на кожну операцію незалежно від статусу покупця (ст. 201.1 ПКУ). Якщо покупець — фізична особа або неплатник ПДВ, ПН складається з типом «Б» (не видається покупцю), але реєструється в ЄРПН обов'язково.
Що робити, якщо реєстрацію ПН зупинено? Протягом 15 робочих днів з дня зупинення подайте пояснення та підтвердні документи через Електронний кабінет (п. 201.16 ПКУ). Комісія ДПС розглядає їх протягом 5 робочих днів. У разі відмови — оскаржте в адміністративному суді.
Як розрахувати ліміт ∑Накл? Ліміт розраховується за формулою п. 200¹.3 ПКУ: ∑Накл = ∑НаклОтр + ∑Митн + ∑ПопРах − ∑НаклВид − ∑Відшкод − ∑Перевищ. Актуальний залишок ліміту відображається в Електронному кабінеті платника в режимі реального часу.
Чи є відповідальність за ПН, складену з помилкою в реквізитах? Так. Помилка в обов'язкових реквізитах (ст. 201.1 ПКУ) позбавляє покупця права на податковий кредит. Виправлення здійснюється через розрахунок коригування (ст. 192 ПКУ). Штраф за помилку в ПН окремо не передбачено, але ДПС може донарахувати ПЗ покупцю.
Чи зберігаються штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН під час воєнного стану? Відповідно до п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПКУ (перехідні положення), на період воєнного стану та 6 місяців після його закінчення передбачені певні звільнення від штрафів. Однак конкретний перелік операцій та умов постійно оновлюється законодавством — перевіряйте актуальну редакцію ПКУ на момент застосування.