ФОП на загальній системі оподаткування зобов'язаний вести Книгу обліку доходів і витрат, сплачувати авансові внески з ПДФО щокварталу та подавати річну декларацію про майновий стан і доходи до 1 травня наступного року (ст. 177 ПКУ). Порушення строків звітності тягне штраф від 340 грн за кожний неданий звіт.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Хто є ФОП на загальній системі та коли застосовується цей режим
Загальна система оподаткування — це режим за замовчуванням: ФОП перебуває на ній, якщо не подав заяву про перехід на єдиний податок або якщо його виключено із спрощеної системи (ст. 298 ПКУ). Детальний порівняльний аналіз режимів — у пілар-гайді про ФОП, договори та бізнес.
Коли ФОП обов'язково перебуває на загальній системі:
- обрав загальну систему добровільно при реєстрації;
- перевищив ліміт доходу для єдиного податку (у 2026 р. — 9 336 900 грн для 3 групи);
- провадить діяльність, що не дозволена на спрощеній системі (ст. 291.5 ПКУ);
- анульований реєстратором як платник єдиного податку за порушення умов.
Edge cases:
- ФОП — платник ПДВ на загальній системі: суми ПДВ не включаються до доходу (п. 177.3 ст. 177 ПКУ).
- ФОП, який одночасно є найманим працівником: доходи від підприємницької діяльності та зарплата оподатковуються окремо.
- ФОП у воєнний час: звільнення від авансових внесків при підтвердженні перебування на тимчасово окупованій території або зоні бойових дій (відповідні постанови КМУ).
Облік доходів і витрат: Книга обліку, первинні документи, правила ведення
ФОП на загальній системі зобов'язаний вести Книгу обліку доходів і витрат (далі — Книга) за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України № 481 від 13.05.2021. Книга реєструється в податковому органі або ведеться в електронній формі через Електронний кабінет платника.
Що фіксується в Книзі:
- дата та сума отриманого доходу (виручка у грошовій та негрошовій формі);
- документально підтверджені витрати, пов'язані з господарською діяльністю;
- чистий оподатковуваний дохід як різниця між доходом і витратами (п. 177.2 ст. 177 ПКУ).
Які витрати можна включати: Відповідно до п. 177.4 ст. 177 ПКУ до витрат відносяться:
- вартість придбаних товарів, сировини, матеріалів;
- витрати на оплату праці найманих працівників та ЄСВ з їхньої зарплати;
- орендна плата, комунальні платежі для приміщень, що використовуються в діяльності;
- амортизація основних засобів (крім витрат на придбання та поліпшення земельних ділянок, об'єктів житлової нерухомості, легкових автомобілів — п. 177.4.6 ПКУ);
- витрати на рекламу, зв'язок, інформаційні послуги.
Первинні документи: накладні, акти виконаних робіт, касові чеки, банківські виписки, договори. Документи зберігаються 1095 днів (3 роки) з дати подання декларації (ст. 44.3 ПКУ).
Детальніше про оформлення первинних документів і договорів з контрагентами — у матеріалі про господарські договори ФОП.
Оподаткування: ПДФО 18%, військовий збір 5%, ЄСВ
ПДФО нараховується за ставкою 18% від чистого оподатковуваного доходу (п. 167.1 ст. 167, п. 177.1 ст. 177 ПКУ). Чистий дохід = загальна виручка − документально підтверджені витрати.
Військовий збір з 01.01.2025 становить 5% від чистого оподатковуваного доходу ФОП на загальній системі (зміни до п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ, внесені ЗУ № 4015-IX від 10.10.2024).
ЄСВ (єдиний соціальний внесок):
- ставка — 22% від бази нарахування (ст. 8 ЗУ "Про збір та облік єдиного внеску");
- мінімальна база — мінімальна заробітна плата (у 2026 р. — 8 000 грн з 01.01.2026 відповідно до ЗУ про держбюджет);
- мінімальний щомісячний платіж — 1 760 грн (22% × 8 000 грн);
- максимальна база — 15 мінімальних зарплат (120 000 грн/міс.);
- ЄСВ сплачується до 20 числа місяця, наступного за кварталом, або щомісяця (за вибором ФОП).
Таблиця ставок:
| Податок/збір | Ставка | База | Норма |
|---|---|---|---|
| ПДФО | 18% | Чистий дохід | п. 177.1 ст. 177 ПКУ |
| Військовий збір | 5% | Чистий дохід | п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ |
| ЄСВ | 22% | Мін. 8 000 грн/міс. | ст. 8 ЗУ про ЄСВ |
Авансові внески з ПДФО: строки та розрахунок у 2026 році
Авансові внески з ПДФО сплачуються щокварталу на підставі фактично отриманого доходу за звітний квартал (п. 177.5.1 ст. 177 ПКУ). Строки сплати:
| Квартал | Граничний строк сплати |
|---|---|
| I квартал 2026 | до 19 квітня 2026 |
| II квартал 2026 | до 19 липня 2026 |
| III квартал 2026 | до 19 жовтня 2026 |
| IV квартал 2026 | сплата за підсумками річної декларації |
Розрахунок авансового внеску:
- Визначте фактичний дохід за квартал (виручка у грошовій та негрошовій формі).
- Відніміть документально підтверджені витрати за квартал.
- Від чистого доходу нарахуйте 18% ПДФО + 5% військового збору.
- Суму перерахуйте на відповідні бюджетні рахунки до граничного строку.
Якщо у звітному кварталі доходів не було — авансовий внесок не сплачується (п. 177.5.2 ст. 177 ПКУ).
Річна декларація про майновий стан і доходи: форма та строки
Річна декларація подається за формою, затвердженою наказом МФУ № 467 від 02.10.2015 (зі змінами). Строк подання — до 1 травня року, наступного за звітним (п. 177.5 ст. 177 ПКУ). Для звітності за 2025 рік — до 30 квітня 2026 року (оскільки 1 травня — вихідний, граничний строк переноситься на попередній робочий день).
Способи подання:
- електронно через Електронний кабінет платника (portal.tax.gov.ua);
- поштою рекомендованим листом (не пізніше ніж за 5 днів до граничного строку);
- особисто до центру обслуговування платників.
Що зазначається в декларації:
- загальний дохід від підприємницької діяльності;
- документально підтверджені витрати;
- чистий оподатковуваний дохід;
- суми сплачених авансових внесків ПДФО;
- сума ПДФО та військового збору до доплати або до повернення;
- відомості про ЄСВ (у додатку ЄСВ1).
Фінальна сума ПДФО та військового збору, що підлягає доплаті за підсумками року, сплачується до 1 серпня року подання декларації (п. 57.1 ст. 57 ПКУ).
Покроковий алгоритм ведення обліку та подання звітності у 2026 році
- Зареєструйте Книгу обліку в податковому органі або активуйте електронну форму в Електронному кабінеті (наказ МФУ № 481 від 13.05.2021).
- Щодня фіксуйте надходження доходів і понесені витрати з прив'язкою до первинних документів.
- Щоквартально (до 19-го числа місяця після закінчення кварталу) розраховуйте та сплачуйте авансові внески ПДФО + військовий збір.
- Щомісяця або щокварталу сплачуйте ЄСВ (до 20-го числа).
- До 1 травня 2027 року (за звітний 2026 рік) подайте річну декларацію про майновий стан і доходи.
- До 1 серпня 2027 року доплатіть різницю між нарахованим ПДФО/ВЗ за рік і сплаченими авансами.
- Зберігайте первинні документи не менше 1095 днів від дати подання декларації (ст. 44.3 ПКУ).
Повний перелік строків звітності для ФОП — у календарі звітності підприємця.
Документи: перелік обов'язкових форм
| Документ | Форма / підстава |
|---|---|
| Книга обліку доходів і витрат | Наказ МФУ № 481 від 13.05.2021 |
| Декларація про майновий стан і доходи | Наказ МФУ № 467 від 02.10.2015 |
| Додаток Ф2 (розрахунок ПДФО з підприємницької діяльності) | До декларації |
| Додаток ЄСВ1 (розрахунок ЄСВ) | До декларації |
| Первинні документи (накладні, акти, виписки) | ст. 44 ПКУ |
| Реєстр виданих та отриманих ПН (для платників ПДВ) | ст. 201 ПКУ |
Відповідальність за порушення обліку та строків звітності
Неподання або несвоєчасне подання декларації — штраф 340 грн за перше порушення, 1 020 грн — за повторне протягом року (п. 120.1 ст. 120 ПКУ).
Заниження податкового зобов'язання — штраф 10% від суми недоплати при самостійному виправленні через уточнюючу декларацію (ст. 50 ПКУ); 25% — при виявленні контролюючим органом під час перевірки (п. 123.1 ст. 123 ПКУ).
Несплата ЄСВ — штраф 20% від несплаченої суми + пеня 0,1% за кожен день прострочення (ст. 25 ЗУ "Про збір та облік єдиного внеску").
Відсутність Книги обліку — адміністративний штраф від 85 до 170 грн (ст. 164-1 КУпАП); при повторному порушенні — від 170 до 255 грн.
Пеня за несвоєчасну сплату ПДФО нараховується з розрахунку 120% облікової ставки НБУ за кожен день прострочення (п. 129.4 ст. 129 ПКУ).
Судова практика
1. Щодо включення витрат без первинних документів. Верховний Суд у постанові від 22.04.2021 у справі № 820/3944/17 підтвердив: витрати ФОП, не підкріплені первинними документами, не можуть зменшувати базу оподаткування ПДФО. Відсутність накладних або актів виконаних робіт є підставою для донарахування ПДФО.
2. Щодо моменту виникнення доходу. Верховний Суд у постанові від 15.09.2020 у справі № 640/14524/19 зазначив: для ФОП на загальній системі дохід визнається за касовим методом — у момент фактичного надходження коштів або отримання товарів/послуг у рахунок оплати, а не в момент підписання договору чи акта.
3. Щодо авансових внесків при відсутності доходу. Окружний адміністративний суд м. Києва (справа № 640/18320/20) підтримав позицію ФОП: якщо у кварталі не було доходу від підприємницької діяльності, авансовий внесок з ПДФО не нараховується і не сплачується — це прямо кореспондує з п. 177.5.2 ст. 177 ПКУ.
Часті помилки
- Змішування особистих і підприємницьких доходів у Книзі обліку — призводить до некоректного розрахунку бази ПДФО та ЄСВ.
- Включення до витрат особистих витрат (харчування, відпочинок, особистий транспорт) без зв'язку з господарською діяльністю — підстава для донарахування при перевірці.
- Несплата авансових внесків через хибне переконання, що достатньо річної декларації, — нараховується пеня з першого дня прострочення (п. 129.4 ст. 129 ПКУ).
- Неврахування військового збору в авансових платежах — з 01.01.2025 ВЗ 5% є обов'язковим компонентом квартальних авансів.
- Подання декларації без додатка Ф2 — декларація вважається неповною, що прирівнюється до неподання.
- Відсутність реєстрації як платника ПДВ при перевищенні 1 000 000 грн оподатковуваних операцій за 12 місяців — штраф + донарахування ПДВ (п. 181.1 ст. 181 ПКУ).
FAQ
Чи може ФОП на загальній системі не вести Книгу обліку в паперовому вигляді? Так. Відповідно до наказу МФУ № 481 від 13.05.2021 Книгу дозволено вести в електронній формі через Електронний кабінет платника. Паперова форма не є обов'язковою за умови ведення електронного обліку.
Що є доходом ФОП на загальній системі — виручка чи прибуток? Доходом є загальна виручка у грошовій та негрошовій формі (п. 177.2 ст. 177 ПКУ). Базою оподаткування ПДФО є чистий дохід — різниця між виручкою і документально підтвердженими витратами.
Чи потрібно ФОП на загальній системі сплачувати ЄСВ, якщо він одночасно є найманим працівником? Відповідно до ч. 6 ст. 4 ЗУ "Про збір та облік єдиного внеску", якщо роботодавець нараховує ЄСВ із зарплати ФОП у розмірі не менше мінімального страхового внеску, ФОП звільняється від сплати ЄСВ "за себе" як підприємець. Рекомендуємо отримати підтвердження від роботодавця щодо розміру нарахованого ЄСВ.
Як розрахувати авансовий внесок, якщо витрати перевищили доходи у кварталі? Якщо витрати перевищили доходи, чистий дохід є від'ємним або нульовим. Авансовий внесок у такому разі дорівнює нулю — підстав для сплати ПДФО немає (п. 177.5.2 ст. 177 ПКУ).
Яка відповідальність за неподання декларації ФОП на загальній системі? Штраф 340 грн за перше неподання; 1 020 грн — за повторне протягом 365 днів (п. 120.1 ст. 120 ПКУ). Крім того, контролюючий орган вправі провести документальну позапланову перевірку та донарахувати податки самостійно.
Чи потрібно подавати декларацію, якщо ФОП не провадив діяльність і не отримував доходів? Так. ФОП на загальній системі зобов'язаний подати декларацію незалежно від факту отримання доходу (п. 177.5 ст. 177 ПКУ). Подається "нульова" декларація з відповідними позначками.
Де знайти актуальні реквізити для сплати ПДФО та ЄСВ у 2026 році? Актуальні реквізити бюджетних рахунків публікуються на офіційному сайті ДПС України (tax.gov.ua) та в Електронному кабінеті платника. Реквізити змінюються щороку, тому перевіряйте їх безпосередньо перед сплатою. Докладніше — у гайді про реєстрацію та адміністрування ФОП.