ФОП-роботодавець зобов'язаний укласти письмовий трудовий договір із найманим працівником, видати наказ про прийняття на роботу та подати повідомлення до Державної податкової служби до початку роботи (ч. 3 ст. 24 КЗпП). Додатково — нараховувати ЄСВ (22 % від зарплати) та ПДФО (18 %) з першого дня. Порушення будь-якого з цих кроків тягне штраф від 10 мінімальних зарплат і вище (ст. 265 КЗпП).
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Коли ФОП стає роботодавцем і виникає обов'язок оформлення
ФОП набуває статусу роботодавця з моменту, коли залучає іншу фізичну особу до систематичного виконання роботи під своїм керівництвом, за власний рахунок і в інтересах підприємницької діяльності. Обов'язок оформлення виникає незалежно від:
- системи оподаткування (загальна чи спрощена — І–ІV групи);
- обсягу навантаження (повний або неповний робочий час);
- строку залучення (постійна, тимчасова, сезонна робота).
Ознаки трудових відносин (за позицією судів та ч. 1 ст. 21 КЗпП):
- підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку;
- виконання роботи особисто (не результату, а процесу);
- систематична виплата винагороди, прив'язана до часу, а не до результату;
- використання матеріально-технічної бази роботодавця.
Якщо відносини містять ці ознаки, укладення цивільно-правового договору замість трудового є порушенням ч. 3 ст. 24 КЗпП, навіть якщо сам виконавець не заперечує. Детальніше про розмежування трудових і цивільно-правових відносин — у загальному гайді з трудового права.
Виключення: ФОП 1–3 груп єдиного податку, які не мають найманих працівників взагалі, не несуть обов'язків роботодавця. Проте залучення навіть одного працівника автоматично породжує повний обсяг трудово-правових зобов'язань.
Покроковий алгоритм оформлення найманого працівника у 2026 році
Крок 1. Перевірка документів кандидата
Отримайте від майбутнього працівника: паспорт (або ID-картку), реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), трудову книжку (якщо є; з 10.06.2021 ведення трудових книжок для нових трудових договорів не є обов'язковим — ЗУ № 1217-IX), документи про освіту/кваліфікацію (якщо посада вимагає).
Крок 2. Укладення письмового трудового договору
Відповідно до ч. 1 ст. 24 КЗпП трудовий договір укладається у письмовій формі. Для ФОП письмова форма є обов'язковою у всіх випадках. Договір має містити: найменування сторін, посаду та трудову функцію, розмір оплати праці (не нижче мінімальної — у 2026 році 8 000 грн на місяць), режим роботи, строк (якщо строковий — ст. 23 КЗпП), дату початку роботи.
Крок 3. Видання наказу про прийняття на роботу
ФОП видає наказ (розпорядження) про прийняття на роботу з зазначенням: ПІБ працівника, посади, дати прийняття, умов оплати, виду договору (безстроковий/строковий). Працівник ознайомлюється з наказом під підпис.
Крок 4. Подання повідомлення до ДПС — ДО початку роботи
Повідомлення про прийняття на роботу подається до територіального органу ДПС за місцем обліку ФОП як платника ЄСВ до фактичного допуску працівника (ч. 3 ст. 24 КЗпП, Постанова КМУ № 413 від 17.06.2015). Форма повідомлення затверджена цією ж Постановою. Подання — в електронному вигляді через Електронний кабінет платника або в паперовому вигляді безпосередньо до ДПС.
Крок 5. Ознайомлення з локальними актами
До початку роботи працівник ознайомлюється під підпис із: правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією, інструкцією з охорони праці, колективним договором (якщо є).
Крок 6. Нарахування ЄСВ та ПДФО
З першого місяця роботи ФОП-роботодавець зобов'язаний:
- нараховувати ЄСВ у розмірі 22 % від нарахованої зарплати (ст. 8 ЗУ «Про збір та облік єдиного внеску»); мінімальна база нарахування — мінімальна зарплата (8 000 грн у 2026 р.); максимальна — 15 мінімальних зарплат;
- утримувати та перераховувати ПДФО — 18 % (ст. 168 ПКУ) та військовий збір — 5 % (з 01.01.2025 підвищено ЗУ № 4015-IX).
Про особливості ведення обліку ФОП та суміжні питання договірних відносин читайте у гайді ФОП, договори та бізнес.
Крок 7. Ведення кадрового обліку
ФОП веде: журнал реєстрації трудових договорів, особові картки працівників (форма П-2), табель обліку робочого часу, відомості нарахування зарплати.
Строки та дедлайни
| Дія | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Подання повідомлення до ДПС | До фактичного допуску до роботи | ч. 3 ст. 24 КЗпП; Постанова КМУ № 413 |
| Укладення трудового договору | До початку роботи | ч. 1 ст. 24 КЗпП |
| Видання наказу про прийняття | Одночасно з укладенням договору | ч. 3 ст. 24 КЗпП |
| Нарахування ЄСВ за місяць | До 20-го числа наступного місяця | ст. 9 ЗУ «Про ЄСВ» |
| Сплата ЄСВ | До 20-го числа наступного місяця | ст. 9 ЗУ «Про ЄСВ» |
| Перерахування ПДФО | Під час виплати зарплати або наступного банківського дня | ст. 168 ПКУ |
| Подання Об'єднаної звітності (ЄСВ + ПДФО) | Щоквартально, до 40-го дня після закінчення кварталу | ст. 51 ПКУ |
Необхідні документи для ФОП-роботодавця
Документи, що отримуються від працівника:
- Паспорт / ID-картка
- РНОКПП (ідентифікаційний номер)
- Трудова книжка (за наявності; для нових договорів з 2021 р. — не обов'язкова)
- Документ про освіту/кваліфікацію (якщо посада вимагає)
- Медична довідка (для окремих категорій посад — ст. 169 КЗпП)
- Заява про прийняття на роботу
Документи, що оформлює ФОП:
- Письмовий трудовий договір (2 примірники)
- Наказ про прийняття на роботу
- Повідомлення до ДПС (з відміткою про подання)
- Особова картка (форма П-2)
- Посадова інструкція
- Інструкція з охорони праці
Документи постійного ведення:
- Табель обліку робочого часу
- Платіжні відомості / розрахункові листки
- Журнал реєстрації трудових договорів
- Накази про відпустки, відрядження, стягнення тощо
Судова практика
1. Перекваліфікація ЦПД у трудовий договір
Верховний Суд у постанові від 14.01.2021 у справі № 400/3074/19 підтвердив: якщо відносини між ФОП та виконавцем містять ознаки трудових (підпорядкування, систематичність, особисте виконання), суд перекваліфіковує цивільно-правовий договір у трудовий незалежно від назви документа. Наслідок — донарахування ЄСВ, ПДФО та штрафні санкції.
2. Заборона допуску без повідомлення ДПС
У справі № 820/1851/18 (Харківський окружний адміністративний суд, підтверджено апеляцією) суд визнав правомірним штраф за допуск працівника до роботи без попереднього повідомлення ДПС, навіть коли трудовий договір був укладений письмово. Суд наголосив: повідомлення і договір — два самостійних обов'язки, невиконання кожного тягне окрему відповідальність.
3. Відповідальність ФОП на єдиному податку
Верховний Суд у постанові від 05.03.2020 у справі № 826/11082/17 роз'яснив: ФОП на спрощеній системі оподаткування не звільняється від штрафів за порушення трудового законодавства. Пільга у вигляді попередження замість штрафу (ст. 265 КЗпП) застосовується лише при першому виявленому порушенні та за умови усунення порушення.
Для розуміння меж відповідальності при спорах із працівниками також корисна сторінка про трудові спори та захист прав.
Часті помилки ФОП-роботодавців
Помилка 1. Подання повідомлення після початку роботи Найпоширеніша помилка: ФОП вважає, що повідомлення можна подати того самого дня або протягом доби. Закон вимагає подання до фактичного допуску — навіть якщо договір підписано раніше. Якщо повідомлення надійшло до ДПС після того, як працівник уже почав роботу, — штраф неминучий.
Помилка 2. Укладення ЦПД замість трудового договору ФОП укладає договір про надання послуг (ст. 901 ЦКУ) або підряду, хоча відносини мають усі ознаки трудових. Це не захищає від відповідальності — суди та органи ДПП перекваліфіковують такі договори, а ФОП сплачує недоїмку по ЄСВ та штрафи.
Помилка 3. Виплата зарплати "в конверті" при формально оформленому договорі Деякі ФОП офіційно оформлюють мінімальну зарплату, а решту виплачують готівкою. Це окремий склад порушення — заниження бази нарахування ЄСВ (ст. 8 ЗУ «Про ЄСВ») та ухилення від сплати ПДФО (ст. 168 ПКУ).
Помилка 4. Відсутність наказу про прийняття Трудовий договір без наказу — неповне оформлення. Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП наказ є самостійним елементом процедури, а не просто формальністю.
Помилка 5. Ігнорування охорони праці ФОП-роботодавець зобов'язаний провести інструктаж з охорони праці до початку роботи (ст. 5 ЗУ «Про охорону праці»). Відсутність запису в журналі інструктажів — підстава для штрафу під час перевірки Держпраці.
FAQ
Який штраф загрожує ФОП за неоформленого працівника?
За допуск до роботи без укладення трудового договору або без повідомлення ДПС — штраф у 10-кратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного неоформленого працівника (ст. 265 КЗпП). У 2026 році це 80 000 грн за одну особу. ФОП на єдиному податку при першому порушенні може отримати попередження замість штрафу — але лише якщо усуне порушення.
Чи може ФОП укласти цивільно-правовий договір замість трудового?
Так, але лише якщо відносини дійсно не є трудовими: виконавець самостійно організовує роботу, діє на власний ризик, надає результат, а не процес. Якщо ж є ознаки трудових відносин (підпорядкування, систематичність, особисте виконання), укладення ЦПД є порушенням ч. 3 ст. 24 КЗпП. Детальніше про відмінності — у матеріалі про ЦПД vs трудовий договір.
Скільки найманих працівників може мати ФОП на єдиному податку?
ФОП 2-ї групи — не більше 10 найманих осіб одночасно (пп. 2 п. 291.4 ПКУ). ФОП 3-ї групи — без обмежень за кількістю. ФОП 1-ї групи — найманих працівників мати не може взагалі (пп. 1 п. 291.4 ПКУ).
Чи потрібно реєструватися в ПФУ окремо при прийнятті першого працівника?
З 2011 року окремої реєстрації в Пенсійному фонді не потрібно — ФОП стає платником ЄСВ автоматично при реєстрації. Після прийняття першого працівника достатньо подати повідомлення до ДПС і включити дані в Об'єднану звітність.
Як оформити сумісника-найманого працівника у ФОП?
Сумісництво оформлюється так само, як основне місце роботи: письмовий трудовий договір із зазначенням, що це робота за сумісництвом (ст. 21 КЗпП), наказ, повідомлення до ДПС. ЄСВ нараховується в загальному порядку — 22 % від фактично нарахованої зарплати, але не менше мінімального страхового внеску.
Що буде, якщо ФОП не вів табель обліку робочого часу?
Відсутність табеля — порушення ст. 30 ЗУ «Про оплату праці» та вимог Держпраці. Під час перевірки це є підставою для штрафу та може ускладнити захист у трудовому спорі: без табеля ФОП не зможе довести фактично відпрацьований час і підставу для нарахування зарплати.
Чи потрібен окремий договір про матеріальну відповідальність?
Для повної матеріальної відповідальності — так. Відповідно до ст. 135-1 КЗпП письмовий договір про повну матеріальну відповідальність укладається з працівниками, які безпосередньо обслуговують або використовують грошові, товарні цінності. Без такого договору відповідальність працівника обмежена середньомісячним заробітком (ст. 132 КЗпП).