Книгу обліку доходів у 2026 році зобов'язані вести фізичні особи — підприємці на спрощеній системі оподаткування 1–3 груп відповідно до п. 296.1 Податкового кодексу України. ФОП 1–2 груп та ФОП 3 групи — неплатники ПДВ ведуть книгу обліку доходів; ФОП 3 групи — платники ПДВ ведуть книгу обліку доходів і витрат. Записи вносяться щодня.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Хто зобов'язаний вести книгу обліку доходів у 2026 році?
Обов'язок вести книгу обліку поширюється на всіх ФОП-єдинників 1–3 груп (ст. 296.1 ПКУ). ФОП на загальній системі оподаткування ведуть окремий облік доходів і витрат відповідно до ст. 177.10 ПКУ — для них діє інша форма книги, затверджена Міністерством фінансів України.
| Група / система | Яку книгу вести |
|---|---|
| ФОП 1 група (єдиний податок) | Книга обліку доходів |
| ФОП 2 група (єдиний податок) | Книга обліку доходів |
| ФОП 3 група, неплатник ПДВ | Книга обліку доходів |
| ФОП 3 група, платник ПДВ | Книга обліку доходів і витрат |
| ФОП на загальній системі | Книга обліку доходів і витрат (ст. 177.10 ПКУ) |
Детальніше про правовий статус підприємця та зобов'язання перед бюджетом читайте у розділі ФОП, договори та бізнес.
Які є види книг і чим вони відрізняються?
Існують дві форми: книга обліку доходів і книга обліку доходів і витрат. Обидві форми затверджені наказом Міністерства фінансів України № 261 від 19.06.2015 (зі змінами).
Книга обліку доходів (для 1–2 груп та 3 групи — неплатників ПДВ) містить такі графи: дата запису, сума доходу у готівковій формі, сума доходу у безготівковій формі, загальна сума доходу за день.
Книга обліку доходів і витрат (для 3 групи — платників ПДВ та ФОП на загальній системі) додатково включає графи витрат: вартість придбаних товарів, послуг, сировини, нарахована заробітна плата та інші витрати, пов'язані з господарською діяльністю.
Як зареєструвати та розпочати ведення книги?
Починаючи з 2023 року реєстрація книги в контролюючому органі не є обов'язковою — ФОП самостійно заводить книгу у паперовій або електронній формі (п. 296.1.1 ПКУ у редакції ЗУ № 2970-IX). Алгоритм дій:
- Обрати форму ведення — паперова або електронна (через Електронний кабінет платника на portal.tax.gov.ua).
- Паперова книга: придбати або роздрукувати форму, пронумерувати та прошнурувати аркуші, зазначити прізвище, ім'я, по батькові ФОП, реєстраційний номер облікової картки, рік ведення.
- Електронна книга: зареєструватися в Електронному кабінеті, обрати відповідний розділ «Книга обліку доходів», вносити записи з накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
- Розпочати записи з першого дня провадження діяльності або з початку нового календарного року.
Зберігання первинних документів, на підставі яких вносяться записи, є обов'язковим відповідно до ст. 44.3 ПКУ — не менше 1095 календарних днів з дня подання податкової декларації.
Які строки внесення записів і скільки зберігати книгу?
Записи вносяться щодня за підсумками робочого дня на підставі первинних документів (п. 296.1.1 ПКУ). Якщо в певний день господарська діяльність не провадилась і доходу не було — рядок не заповнюється.
- Строк зберігання книги: не менше 1095 календарних днів після закінчення звітного періоду, до якого вона відноситься (ст. 44.3 ПКУ).
- Строк зберігання первинних документів: аналогічно — 1095 календарних днів (ст. 44.3 ПКУ).
- У разі судового або адміністративного провадження — до набрання законної сили рішенням у справі (ст. 44.4 ПКУ).
Які документи є підставою для записів у книзі?
Підставою для кожного запису є первинні документи, що підтверджують факт отримання доходу (ст. 44.1 ПКУ):
- касові чеки / фіскальні звіти РРО або ПРРО;
- прибуткові касові ордери;
- виписки банківського рахунку (для безготівкових розрахунків);
- акти виконаних робіт / наданих послуг;
- накладні на відпуск товарів;
- договори та платіжні доручення (при безготівкових надходженнях).
ФОП, які працюють без РРО/ПРРО у межах дозволених законом випадків, фіксують доходи на підставі власноручно складених прибуткових документів або актів.
Яка відповідальність за ненаведення або помилки в книзі?
Відсутність книги обліку доходів або систематичні помилки у записах тягнуть за собою фінансові санкції відповідно до ст. 121 ПКУ: штраф у розмірі 1 020 грн за незабезпечення зберігання первинних документів та регістрів обліку. При повторному порушенні протягом року — 2 040 грн.
Окрім того, контролюючий орган може здійснити донарахування податкових зобов'язань розрахунковим методом (пп. 54.3.2 ПКУ), якщо достовірно встановити суму доходу неможливо через відсутність або дефектність облікових документів.
Неподання або несвоєчасне подання декларації платника єдиного податку (яка складається на підставі книги) тягне штраф у розмірі 340 грн, а при повторному порушенні — 1 020 грн (ст. 120.1 ПКУ).
FAQ
Чи можна вести книгу в Excel або Google Sheets? Так, але лише як допоміжний інструмент. Офіційно визнаними є паперова форма або електронна книга в Електронному кабінеті платника з КЕП. Таблиця Excel не має юридичної сили як первинний обліковий документ.
Чи потрібно вести книгу, якщо ФОП не мав доходу весь рік? Так. Відсутність доходу не звільняє від обов'язку вести книгу — просто рядки залишаються незаповненими. Декларацію з нульовими показниками також необхідно подавати у встановлені строки (ст. 296.5 ПКУ).
Чи потрібна нова книга щороку? Так. Книга обліку доходів ведеться окремо за кожний календарний рік. Залишки з попереднього року до нової книги не переносяться.
Де знайти актуальну форму книги? Форму затверджено наказом Мінфіну № 261 від 19.06.2015. Актуальна версія завжди доступна на офіційному сайті ДПС України (tax.gov.ua) у розділі «Бланки».
Більше про права та обов'язки ФОП, договори з контрагентами та трудові відносини підприємця з найманими працівниками — у відповідних розділах порталу AGENTIS.