Акт виконаних робіт для ФОП у 2026 році повинен містити 7 обов'язкових реквізитів первинного документа відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назву документа, дату складання, найменування сторін, зміст господарської операції, обсяг і одиницю виміру, посади та підписи відповідальних осіб. Без будь-якого з цих реквізитів документ не матиме статусу первинного.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Які 7 обов'язкових реквізитів повинен мати акт виконаних робіт ФОП у 2026 році?
Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, первинний документ є дійсним лише за наявності всіх обов'язкових реквізитів. Для акта виконаних робіт ФОП це:
| № | Реквізит | Що вказувати |
|---|---|---|
| 1 | Назва документа | «Акт приймання-передачі виконаних робіт» або «Акт надання послуг» |
| 2 | Дата складання | Конкретна дата підписання (число, місяць, рік) |
| 3 | Найменування сторін | ПІБ та ідентифікаційний код ФОП; назва та ЄДРПОУ контрагента |
| 4 | Зміст господарської операції | Конкретний опис виконаних робіт або наданих послуг |
| 5 | Обсяг операції | Кількість годин, одиниць, м², тощо |
| 6 | Одиниця виміру | грн, год, шт., м², послуга тощо |
| 7 | Підписи сторін | Підписи ФОП і замовника (із розшифруванням) |
ФОП — фізична особа, тому замість «посади» вказує «ФОП» та своє ПІБ. Печатка для ФОП не є обов'язковою з 2014 року, проте якщо контрагент вимагає — її наявність не суперечить законодавству.
Коли ФОП зобов'язаний складати акт виконаних робіт?
Акт є обов'язковим у двох випадках. По-перше, коли між ФОП та замовником укладено договір підряду (ст. 837 ЦКУ) — підписання акта є умовою прийняття результату роботи відповідно до ст. 853 ЦКУ. По-друге, за договором про надання послуг (ст. 901 ЦКУ) акт підтверджує факт надання послуги та є підставою для оплати згідно зі ст. 854 ЦКУ.
Без акта ФОП ризикує:
- не отримати оплату — замовник може оспорити факт виконання робіт;
- отримати донарахування від податкової — дохід без первинного документа не підтверджений;
- програти судовий спір — ст. 882 ЦКУ прямо вказує, що замовник підписує акт або надає мотивовану відмову.
Детальніше про договірні відносини ФОП читайте у розділі ФОП, договори та бізнес.
Як правильно скласти акт виконаних робіт ФОП покроково?
Крок 1. Визначте тип документа. Для робіт із матеріальним результатом — «акт приймання-передачі виконаних робіт» (ст. 853 ЦКУ). Для послуг без матеріального результату — «акт надання послуг» (ст. 901–903 ЦКУ).
Крок 2. Вкажіть реквізити сторін:
- ФОП: ПІБ повністю, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), адреса реєстрації, розрахунковий рахунок (IBAN).
- Замовник: назва юридичної особи або ПІБ фізособи, ЄДРПОУ або РНОКПП, адреса.
Крок 3. Опишіть зміст операції конкретно. Замість «надання послуг» пишіть «розробка логотипу відповідно до ТЗ від 01.01.2026» або «монтаж електропроводки у приміщенні площею 80 м² за адресою...».
Крок 4. Вкажіть вартість. Окремо зазначте суму без ПДВ (якщо ФОП не є платником ПДВ — вказуйте «ПДВ не нараховується, ФОП на спрощеній системі оподаткування»).
Крок 5. Підпишіть акт у двох примірниках. Один — ФОП, один — замовнику. Дата підписання = дата визнання доходу для ФОП на єдиному податку (п. 292.6 ПКУ).
Які строки підписання акта встановлює законодавство?
Строк підписання акта визначається договором. Якщо договір мовчить — застосовується ст. 853 ЦКУ: замовник зобов'язаний прийняти роботу негайно після повідомлення підрядника про готовність. На практиці договори зазвичай встановлюють 3–5 робочих днів для підписання або надання мотивованої відмови.
Якщо замовник ухиляється від підписання понад розумний строк — відповідно до ст. 882 ЦКУ підрядник має право скласти односторонній акт. Такий акт є дійсним, якщо суд не визнає відмову замовника обґрунтованою.
Які документи додають до акта виконаних робіт?
Залежно від виду діяльності до акта можуть додаватися:
- Рахунок-фактура (invoice) — для підтвердження суми до оплати;
- Технічне завдання або специфікація — як додаток до договору, на який посилається акт;
- Звіт про виконані роботи — для IT, консалтингу, маркетингу;
- Фотофіксація або замірні відомості — для будівельних і ремонтних робіт (ст. 875 ЦКУ);
- Видаткова накладна — якщо разом із послугою передаються матеріальні цінності.
Зберігати первинні документи ФОП зобов'язаний 1095 днів (3 роки) відповідно до п. 44.3 ПКУ, а за операціями з нерезидентами або трансфертним ціноутворенням — 2555 днів (7 років).
FAQ
Чи може акт бути електронним? Так. Електронний акт має таку саму юридичну силу, як паперовий, за умови підписання кваліфікованим електронним підписом (КЕП) відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» № 2155-VIII. Підпис через Дія.Підпис або Token також є кваліфікованим.
Чи потрібен акт, якщо є лише рахунок і виписка про оплату? Рахунок і банківська виписка не замінюють акт — вони підтверджують лише факт оплати, але не факт виконання зобов'язання. Для підтвердження доходу та захисту в суді акт є окремим і необхідним документом (ч. 1 ст. 9 Закону № 996-XIV).
Що робити, якщо замовник відмовляється підписувати акт без пояснень? Відповідно до ст. 882 ЦКУ підрядник надсилає замовнику письмове повідомлення про готовність результату роботи (рекомендованим листом або на електронну адресу, зазначену в договорі). Якщо замовник не підписує акт і не надає мотивованої відмови протягом строку, встановленого договором, — підрядник складає односторонній акт. Цей акт є підставою для стягнення оплати в судовому порядку.
Чи відрізняється акт ФОП від акта юридичної особи? За реквізитами — мінімально. Замість «посади» ФОП вказує «фізична особа — підприємець». Печатка необов'язкова. Водночас вимоги до змісту, дати та підписів — ідентичні, оскільки ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV поширюється на всіх суб'єктів господарювання.
Більше про оформлення первинних документів у підприємницькій діяльності — у розділі ФОП, договори та бізнес. Якщо виник спір щодо підписання акта або стягнення оплати, ознайомтеся з матеріалами про трудові та договірні відносини.