За статтею 904 ЦКУ замовник зобов'язаний відшкодувати виконавцю всі фактичні витрати, необхідні для виконання договору про безоплатне надання послуг. Це правило діє навіть якщо послуга не була надана через вину замовника або непереборну силу. Відшкодування витрат не є платою за послугу — договір залишається безоплатним, але реальні видатки виконавця покриває замовник.
Disclaimer: Матеріал носить інформаційний характер і не є юридичною консультацією.
Коли застосовується стаття 904 ЦКУ
Стаття 904 ЦКУ регулює відносини в межах договору про безоплатне надання послуг (глава 63 ЦКУ, ст. 901–907). Норма застосовується у трьох основних ситуаціях:
1. Послугу надано повністю або частково. Виконавець поніс реальні витрати — на матеріали, транспорт, обладнання — і вимагає їх відшкодування від замовника (ч. 1 ст. 904 ЦКУ).
2. Виконання стало неможливим з вини замовника. Наприклад, замовник не забезпечив доступ до об'єкта, не передав необхідну документацію, відмовився від договору після того, як виконавець уже поніс витрати (ч. 2 ст. 904 ЦКУ).
3. Виконання стало неможливим внаслідок непереборної сили. Стихійне лихо, збройний конфлікт, надзвичайна ситуація — у всіх цих випадках замовник все одно зобов'язаний відшкодувати вже понесені виконавцем витрати (ч. 2 ст. 904 ЦКУ).
Важливий edge case: відмінність від "плати". Центральна виборча комісія у постанові від 22.02.2019 № 376 та Верховний Суд у відповідних справах підтвердили: відшкодування витрат за ст. 904 ЦКУ не є оплатою послуги і не перетворює договір на оплатний. Це принципово, коли закон забороняє оплатні договори певного виду (наприклад, у виборчому процесі).
Що не підпадає під ст. 904 ЦКУ:
- Витрати, які не були необхідними для виконання договору (надмірні або не пов'язані з предметом послуги);
- Витрати, понесені виконавцем з власної вини при неналежному виконанні (відповідальність за ст. 906 ЦКУ);
- Оплатні договори про надання послуг — для них діє ст. 903 ЦКУ.
Покроково: як виконавцю отримати відшкодування
Крок 1. Зафіксуйте витрати в момент їх виникнення. Зберігайте всі чеки, квитанції, накладні, договори з постачальниками. Кожен документ має підтверджувати зв'язок витрати з виконанням конкретного договору послуг.
Крок 2. Складіть письмовий перелік фактичних витрат. Підготуйте акт або розрахунок витрат із зазначенням дати, суми та підстави кожної витрати. Якщо договір письмовий — додайте посилання на відповідні пункти.
Крок 3. Направте замовнику письмову вимогу про відшкодування. Вимогу надсилайте рекомендованим листом або вручайте під підпис. У вимозі зазначте: підставу (ст. 904 ЦКУ), перелік витрат, загальну суму, строк для добровільного відшкодування (зазвичай 7–30 днів).
Крок 4. Дочекайтесь відповіді або спливу строку. Якщо замовник відмовляє або ігнорує вимогу — зафіксуйте факт відмови або відсутності відповіді.
Крок 5. Подайте позов до суду. При сумі спору до 250 розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб — розгляд у порядку спрощеного позовного провадження (ст. 274 ЦПК України). Додайте до позову всі первинні документи та розрахунок.
Крок 6. Виконання рішення суду. Після набрання рішенням законної сили — отримайте виконавчий лист і передайте його до державної виконавчої служби або приватного виконавця.
Строки та дедлайни
| Дія | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Загальна позовна давність для стягнення витрат | 3 роки | ст. 257 ЦКУ |
| Початок перебігу позовної давності | З дня, коли виконавець дізнався або мав дізнатись про порушення права | ст. 261 ЦКУ |
| Строк відповіді на претензію (якщо не визначено договором) | Розумний строк; на практиці — 30 днів | ст. 530 ЦКУ |
| Строк пред'явлення виконавчого листа до виконання | 3 роки з дня набрання рішенням законної сили | ст. 12 ЗУ "Про виконавче провадження" |
Увага: якщо договір містить спеціальний строк для заявлення вимог — він має пріоритет над загальним. Пропуск позовної давності без поважних причин є підставою для відмови в позові (ст. 267 ЦКУ).
Необхідні документи
Для досудового врегулювання та судового захисту виконавцю знадобляться:
- Договір про безоплатне надання послуг (письмовий) або докази укладення усного договору (переписка, свідки);
- Первинні фінансові документи: касові чеки, фіскальні квитанції, платіжні доручення, накладні, акти виконаних робіт від субпідрядників;
- Акт або розрахунок понесених витрат із прив'язкою до предмету договору;
- Письмова вимога про відшкодування та докази її направлення (поштова квитанція, повідомлення про вручення);
- Відповідь замовника (або докази відсутності відповіді);
- Докази зв'язку витрат з виконанням договору (фото, відео, листування, звіти про виконану роботу).
Судова практика
1. Відшкодування витрат не перетворює безоплатний договір на оплатний. Верховний Суд у справах, пов'язаних із виборчим законодавством, підтвердив позицію ЦВК (постанова від 22.02.2019 № 376): відшкодування фактичних витрат за ч. 1 ст. 904 ЦКУ є самостійним правовим механізмом і не є "платою за послугу" в розумінні ст. 903 ЦКУ. Договір залишається безоплатним незалежно від суми відшкодованих витрат.
2. Необхідність витрат як умова відшкодування. Суди системно відмовляють у стягненні витрат, які виконавець не може документально підтвердити або які не були об'єктивно необхідними для виконання договору. Принцип: відшкодуванню підлягають лише ті витрати, без яких виконання договору було б неможливим або суттєво ускладненим.
3. Застосування ст. 904 ЦКУ при форс-мажорі. Суди застосовують ч. 2 ст. 904 ЦКУ в ситуаціях, коли виконавець розпочав виконання, поніс реальні витрати, але через обставини непереборної сили (зокрема, воєнний стан в Україні, введений Указом Президента України від 24.02.2022 № 64/2022) завершити виконання не міг. Замовник зобов'язаний відшкодувати витрати, понесені до настання форс-мажору.
4. Аналогія зі ст. 947 ЦКУ (безоплатне зберігання). Суди застосовують однаковий підхід до безоплатного зберігання (ст. 947 ЦКУ) та безоплатних послуг (ст. 904 ЦКУ): безоплатність відносин не звільняє особу, на користь якої вчиняються дії, від обов'язку компенсувати реальні видатки виконавця/зберігача.
Часті помилки
Помилка 1: Ототожнення "фактичних витрат" з "упущеною вигодою". Стаття 904 ЦКУ охоплює виключно реальні понесені витрати (damnum emergens), але не упущену вигоду (lucrum cessans). Вимагати від замовника компенсацію за "час" або "недоотриманий прибуток" на підставі ст. 904 ЦКУ не можна.
Помилка 2: Відсутність документального підтвердження. Виконавці часто не зберігають чеки та квитанції, вважаючи, що усної домовленості достатньо. Без первинних документів суд відмовить у стягненні навіть обґрунтованих витрат.
Помилка 3: Пред'явлення вимог після спливу позовної давності. Трирічний строк (ст. 257 ЦКУ) починає спливати з моменту, коли виконавець дізнався про відмову замовника відшкодувати витрати. Зволікання з позовом — типова помилка.
Помилка 4: Включення до розрахунку витрат, не пов'язаних із договором. Суди ретельно перевіряють зв'язок кожної витрати з предметом конкретного договору. Загальні витрати виконавця (оренда офісу, зарплата персоналу) без прив'язки до конкретної послуги не підлягають відшкодуванню за ст. 904 ЦКУ.
Помилка 5: Ігнорування претензійного порядку. Хоча ЦКУ не встановлює обов'язкового досудового порядку для цієї категорії спорів, відсутність письмової вимоги ускладнює доведення факту відмови замовника та початку перебігу строків.
FAQ
Чи може замовник відмовитись відшкодовувати витрати, якщо договір усний? Усний договір про безоплатне надання послуг є дійсним відповідно до ст. 901 ЦКУ, якщо сума не перевищує 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 208 ЦКУ встановлює письмову форму для більших сум). Факт укладення усного договору та понесені витрати доводяться будь-якими засобами доказування, включаючи показання свідків та листування.
Чи потрібно прописувати порядок відшкодування витрат у договорі? Ні — обов'язок замовника відшкодувати фактичні витрати виникає безпосередньо з ч. 1 ст. 904 ЦКУ незалежно від того, чи згадано це в договорі. Однак договір може встановити додаткові умови: порядок погодження витрат, їх граничний розмір, строки відшкодування.
Що вважається "необхідними" витратами за ст. 904 ЦКУ? Необхідними є витрати, без яких виконання договору об'єктивно неможливе або суттєво ускладнене. Це матеріали, транспорт, спеціальне обладнання, оплата третіх осіб, залучених для виконання. Витрати мають бути розумними та пропорційними предмету послуги.
Чи застосовується ст. 904 ЦКУ до волонтерської діяльності? Так, у частині цивільно-правових відносин. Якщо волонтер поніс документально підтверджені витрати при виконанні доручення організації або фізичної особи, він має право вимагати їх відшкодування на підставі ст. 904 ЦКУ. Додатково діє Закон України "Про волонтерську діяльність" від 19.04.2011 № 3236-VI, який також регулює компенсацію витрат волонтерів.
Чи може замовник зменшити суму відшкодування, якщо вважає витрати завищеними? Замовник має право оспорити розмір або необхідність конкретних витрат у суді. Суд оцінює докази та визначає, які витрати були дійсно необхідними. Однак самостійно зменшувати суму без рішення суду замовник не вправі.
Як діє ст. 904 ЦКУ, якщо виконавець сам відмовився від договору? Якщо виконавець відмовився від договору без поважних причин, право на відшкодування витрат зберігається лише щодо витрат, понесених до відмови та необхідних для виконання вже здійсненої частини послуги. При цьому замовник може пред'явити зустрічні вимоги про збитки за ст. 906 ЦКУ.
Чи відрізняється ст. 904 ЦКУ від відшкодування витрат при безоплатному зберіганні (ст. 947 ЦКУ)? Механізм аналогічний: в обох випадках безоплатність відносин не звільняє від компенсації реальних витрат. Відмінність — ст. 947 ЦКУ дозволяє договору або закону встановити виняток ("якщо інше не встановлено договором або законом"), тоді як ст. 904 ЦКУ такого застереження не містить, що робить обов'язок замовника більш імперативним.
Детальніше про загальні положення договору про надання послуг — у матеріалі Стаття 901 ЦКУ: договір про надання послуг.